Op Bonaire zit het wettelijk kader anders elkaar, maar er is een toenemende belangstelling voor het toepassen van aanbestedings- en inkoopprocedures die niet zelden zijn geïnspireerd door de Europese aanbestedingsprocedures. Waar moet je als ondernemer rekening mee houden en hoe kun je daarmee je voordeel doen?
Geen aanbestedingswetgeving op Bonaire
Een ondernemer zal tevergeefs zoeken naar de Aanbestedingswet BES en ook de Europese aanbestedingsrichtlijnen zijn op Bonaire niet van toepassing. Nederlandse ministeries die werk laten uitvoeren op Bonaire, zoals bijvoorbeeld de brandweerkazerne, passen de Nederlandse aanbestedingsregels gewoonlijk wel in één of andere vorm toe. Als de aanbestedingsregels op Bonaire niet van toepassing zijn, zou dat kunnen betekenen dat overheden of overheidsbedrijven op Bonaire inkoopprocedures volledig naar eigen inzicht vorm kunnen geven. Dit is een ingewikkeld juridisch vraagstuk dat nog niet beantwoord is. Er is veel voor te zeggen dat overheden en overheidsbedrijven toch minimaal de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht moeten nemen. Wat erop neer komt dat zij iedere inkoopprocedure moeten opzetten met toepassing van het gelijkheids-, het transparantie- en het zorgvuldigheidsbeginsel. Kort gezegd moeten alle ondernemers dan in staat worden gesteld om hun interesse voor opdrachten kenbaar te maken en moet de selectie plaatsvinden op een open en eerlijke manier.
Afgezien van deze juridische randvoorwaarden kunnen overheden, overheidsbedrijven en private ondernemingen er ook vrijwillig voor kiezen om hun inkoopbeleid volgens deze algemene beginselen of zelfs volgens (Nederlandse) aanbestedingsregels vorm te geven.
Waarom aanbesteden beter is
Het is natuurlijk gemakkelijk om een goede bekende of een bedrijf waarmee je al regelmatig zaken hebt gedaan een opdracht te gunnen. Daarover verantwoording afleggen is iets moeilijker. Als je potentiële opdrachtnemers of leveranciers niet in concurrentie laat meedingen naar een opdracht, dan is het erg lastig om met zekerheid te kunnen garanderen dat je de laagste prijs met de beste kwaliteit hebt bedongen. Door een aanbestedingsprocedure te organiseren, stel je de markt in de gelegenheid om zijn werk te doen en bij een goede inrichting van de procedure zal dit leiden tot het beste aanbod voor de laagste prijs.
Sommige overheidsbedrijven, zoals Water en Energiebedrijf Bonaire (WEB), hebben daarom een inkoopbeleid geformuleerd waarin ze aangeven welke uitgangspunten worden gehanteerd en hoe zij inkoopprocedures vorm geven. In dat beleid kan worden opgenomen voor welke soort opdrachten welke inkoopprocedure wordt toegepast en hoe de procedures in het algemeen verlopen. Ondernemers die in aanmerking willen komen voor opdrachten weten daardoor direct waar ze aan toe zijn.
Verschillende inkoopprocedures
Er zijn diverse inkoopprocedures. De meest transparante, maar ook de meest arbeidsintensieve procedure is de procedure van de openbare aanbesteding. Bij een openbare aanbesteding wordt via lokale kranten en websites kennis gegeven van de opdracht. Iedereen kan aan de aanbesteding meedoen. In een aanbestedingsdocument (ook wel aanbestedingsleidraad genoemd) wordt precies beschreven welke voorwaarden en criteria worden gehanteerd en wat de planning is. Na het indienen van de ‘inschrijving’ op de aanbesteding (het aanbod) worden vervolgens alle inschrijvingen beoordeeld en de opdracht gegund. In een aanbestedingsdocument wordt precies beschreven welke voorwaarden en criteria worden gehanteerd en wat de planning is als een aanbesteder verwacht dat er teveel partijen willen meedoen, dan zal hij na de publicatie van de aanbesteding eerst een selectie maken van partijen. Op basis van tevoren vastgestelde objectieve en transparante criteria (zoals bijvoorbeeld referenties of bepaalde certificaten) worden de partijen die voldoende kwalificaties hebben om mee te kunnen doen aan het vervolg geselecteerd. Daarna verloopt de aanbestedingsprocedure met de geselecteerde partijen conform de openbare procedure. Het beschreven voorbeeld wordt ook wel de niet-openbare procedure of de procedure met voorafgaande selectie genoemd.
Naast een aantal procedures voor grote en ingewikkelde projecten, die hier niet nader zullen worden behandeld, wordt in de praktijk vaak de zogenaamde ´onderhandse´ procedure ofwel onderhandelingsprocedure toegepast. Bij deze procedure nodigt de aanbesteder enkele ondernemers uit om een inschrijving te doen en daarvoor of daarna van gedachten te wisselen over de inhoud van de opdracht. Omdat hierdoor niet iedereen in de gelegenheid wordt gesteld om mee te doen, mogen deze procedures volgens de Europees-Nederlandse regels alleen in uitzonderingsgevallen worden toegepast. In het aanbestedingsbeleid van overheden of overheidsbedrijven worden deze procedures over het algemeen dan ook alleen maar bij opdrachten met een kleine financiële omvang toegepast.
Criteria en beoordeling
Voor een aanbesteder is het het eenvoudigst om de inschrijvingen te beoordelen aan de hand van het criterium van de laagste prijs. Kwaliteit is echter ook belangrijk. Dus worden inschrijvingen in dat geval beoordeeld worden op het zogenaamde criterium van de economisch meest voordelige inschrijving (emvi). Dit wordt bepaald met behulp van het scoren van punten voor bijvoorbeeld een ontwerp, garanties of ook wel voor bijdrage aan de lokale economie (social return). De gescoorde punten worden vervolgens vertaald in een fictieve korting op de inschrijfsom, waardoor een duurdere inschrijving toch de opdracht kan krijgen omdat hij op kwalitatief gebied zijn concurrenten overtreft. Het is niet eenvoudig om een goed en passend score systeem te bedenken, maar als dat lukt, krijgt de aanbesteder daadwerkelijk ´waar voor zijn geld´.
Kansen voor ondernemers
Als ondernemer is het dus zaak om lokale kranten en websites goed in de gaten te houden. Dan ben je tijdig op de hoogte van aanbestedingen voor de Bonairiaanse economie is social return een belangrijk gegeven. Misschien zou het Openbaar Lichaam Bonaire zelfs te bewegen zijn om een platform te faciliteren die aanbestedingen publiceert. In Nederland is dat al gebeurd in de vorm van ´Tenderned´. Als je als ondernemer deelneemt aan een aanbesteding, is het altijd mogelijk om vragen te stellen over de aanbestedingsprocedure en de te hanteren criteria. Slimme ondernemers grijpen deze kans aan om te proberen de aanbesteder te overtuigen om andere of herziene criteria te hanteren, die wellicht hun scoringskansen vergroten. Als lokale ondernemer op Bonaire is het helemaal niet verkeerd om de aanbesteder te vragen om na te denken over criteria op het gebied van social return. Dergelijke criteria kunnen een inschrijver die de lokale economie stimuleert belonen voor zijn of haar bijdrage in de vorm van een hogere score. Vanuit Europees perspectief worden dergelijke criteria met gemengde gevoelens bekeken, maar voor de Bonairiaanse economie is social return een belangrijk gegeven.
Conclusie
Aanbesteden is een goede en transparante manier om verantwoord in te kunnen kopen. Voor iedere aanbesteding is er wel een passende procedure te vinden of te ontwerpen die recht doet aan de lokale omstandigheden en ondernemers kansen biedt om naar opdrachten mee te dingen. Voor ondernemers biedt dit mogelijkheden om zich te onderscheiden en hun kansen op de gunning van opdrachten te vergroten.