De beoordelingscyclus
“Als manager kost het mij veel tijd, de voorbereiding, het gesprek en dan ook nog het verslag”, “Ik vind het lastig om mijn medewerkers feedback te geven op hun functioneren”, “Wat als medewerkers iets vinden van mij als leidinggevende?”, “Wat ga ik bij een beoordelingsgesprek beoordelen?”, zijn voorbeelden van vragen en opmerkingen die een HR professional regelmatig hoort over de beoordelingscyclus. Er heerst nogal eens onduidelijkheid.
Daarnaast vragen leidinggevenden zich vaak af wat het oplevert en wat wel en wat absoluut niet kan.
In de komende uitgaven van JOB zal de hele functionerings- en beoordelingscyclus worden behandeld. In dit artikel komen allereerst nut en noodzaak van deze cyclus aan bod.
Functioneren en beoordelen
Het functioneringsgesprek is een gestructureerd gesprek dat over het algemeen medio juli wordt gevoerd tussen de leidinggevende en de medewerker. Het heeft als doel de afspraken die gemaakt zijn in het zogeheten startgesprek te evalueren en eventueel bij te stellen.
De bedoeling hiervan is om het functioneren van de medewerker en de samenwerking te optimaliseren en daar waar nodig te verbeteren.
Het gesprek geeft de leidinggevende en de medewerker tevens de mogelijkheid eventuele knelpunten te achterhalen. Daarnaast kan ook het gedrag van de medewerker en/of zijn inzet tijdens dit gesprek aan de orde komen. Bij een functioneringsgesprek is er sprake van tweerichtingsverkeer waarbij de partijen in feite gelijkwaardig zijn.
“Wat ga ik bij een beoordelingsgesprek beoordelen?”
Het beoordelingsgesprek daarentegen is een eenzijdig gesprek waarin de leidinggevende medio december het functioneren van de medewerker beoordeelt. Bij de beoordeling gaat het vooral om de resultaten van tijdens het start- en/of functioneringsgesprek gemaakte afspraken. Een beoordelingsgesprek is feitelijk éénrichtingsverkeer en de verhoudingen zijn ongelijkwaardig.
De meerwaarde van een beoordelingscyclus
Er zijn zeven redenen waarom het professioneel inzetten van de beoordelingscyclus meerwaarde heeft voor een organisatie. Ten eerste kan deze cyclus bijdragen aan het behalen van de afdelingsdoelstellingen. Door het bijsturen en verbeteren van het functioneren en de samenwerking kan de medewerker resultaatgerichter gaan werken. Een werknemer heeft daarnaast het recht om te weten hoe het gaat en wat er van hem wordt verwacht. Bovendien kunnen eventuele verwachtingen worden afgestemd en/of bijgesteld. Een belangrijke vierde is het feit dat een medewerker zich tijdens een één op één functioneringsgesprek veiliger kan voelen dan tijdens een werkoverleg waardoor hij knelpunten die hij ervaart binnen de organisatie gemakkelijker bespreekt. Dat kan bijvoorbeeld gaan om processen die niet goed op elkaar zijn afgestemd of om de samenwerking tussen afdelingen onderling.
Een beoordelingscyclus draagt bij aan dossieropbouw zowel in positieve als negatieve zin en schept gelegenheid voor groei en ontwikkeling. Het gaat hierbij om de duurzame inzetbaarheid van de betrokken werknemer. Wat wil hij, wat kan hij nog meer en wat heeft hij daarvoor nodig?
Maar ook arbeidsvoorwaardelijke zaken als minder werken en/of het aanpassen van werktijden kunnen worden besproken. Ten slotte geeft de cyclus de leidinggevende meer inzicht in zijn eigen functioneren wat weer kan leiden tot betere prestaties.