Een vergadering waar je veel te laat van hoort met een agenda waar niemand je over heeft geraadpleegd, of sterker zonder een fatsoenlijke agenda, waar jij op tijd komt en vervolgens twintig minuten kunt wachten tot alle laatkomers er ook zijn, waar vier mensen niet komen opdagen, waar de voorzitter eindeloos aan het woord is, over de notulen drie kwartier wordt gemuggenzift, zodat daarna veel te weinig tijd over blijft voor alle agendapunten, zo’n vergadering waar het niet uitmaakt wat je zegt, de beslissing staat toch al vast en waar tenslotte over de rondvraag een uur wordt gedaan omdat iedereen zo nodig een achterlijk puntje naar voren moet brengen. En dan met koppijn en pijn in je nek fijn weer aan het werk. Herkenbaar?
Heel veel mensen hebben een broertje dood aan de vergaderingen waar ze elke week in zitten. Ze zouden er heel wat voor over hebben om niet meer te hoeven vergaderen. Daar kan wat aan gebeuren! Hieronder staan zeven rigoureuze tips om vergaderingen beter te maken. Dit zijn de tips voor modern vergaderen!
1 Doe het niet
Vergader alleen als het belangrijk is. Onvoldoende agendapunten?
Zeg de vergadering af. Veel afzeggingen? Annuleer de vergadering. Kan het ook schriftelijk? Stuur het besluit rond en schrap de vergadering. Gebeurt dit regelmatig? Vergader dan twee keer zo weinig en twee keer zo kort.
Dat scheelt enorm.
2 Kleine groepen
Vergaderingen met meer dan zeven mensen werken niet goed.
De bedoeling van een vergadering is dat iedereen nodig is voor een goede uitkomst. Met meer dan zeven mensen krijg je teveel stille volgers. Werkt niet. Is de groep groter dan zeven, splits dan de vergadering op.
3 Invloed op de agenda
Stuur ruim een week van tevoren een concept agenda rond. Zo kan iedereen meepraten over wat er besproken gaat worden. En een punt komt alleen op de agenda als er duidelijk is wat er van de vergadering wordt verwacht, een duidelijk stuk dus. Ook belangrijk is dat er voldoende voorwerk is gebeurd. Gebruik een vergadering niet om terplekke voor het eerst met elkaar over een onderwerp te praten. Eerst praten, dan schrijven, dan samen bespreken.
4 Op tijd beginnen
Mensen die op tijd zijn moet je belonen. Dus, voorzitter, beginnen op de aangekondigde tijd is een compliment aan diegenen die op tijd zijn gekomen. Gewoon doen. En de mensen die te laat komen verwijt je niks: gewoon laten binnenkomen en zitten en rustig laten instromen. Niet voor hen speciaal het voorafgaande samenvatten. Hadden ze maar op tijd moeten komen.
5 De voorzitter zwijgt en zit voor
Een goede voorzitter zit voor. En voert dus niet zelf inhoudelijk het woord over agendapunten. Dat laat de voorzitter over aan anderen. Als de voorzitter zelf intensief in de discussie wil, dan draagt hij het voorzitterschap voor dat punt over aan een plaatsvervanger.
De voorzitter let op de lichaamstaal van de deelnemers en reageert erop als hij ziet dat iemand niets zegt maar wel duidelijk wat vindt.
6 Geen notulen behandelen
Een moderne vergadering notuleer je als volgt. Aan het einde van ieder agendapunt vat de voorzitter samen wat de beslissing is en eventueel de belangrijke argumenten. Dat doet hij hardop en de notulist schrijft mee. Daarna vraagt hij/zij of iemand aan die verwoording van argumenten en besluit wat wil veranderen. Zo nodig wordt er wat veranderd. Daarna staat het besluit vast. Aan het einde van de vergadering zijn de notulen klaar, iedereen heeft meegeluisterd naar wat er in kwam te staan. De notulen hoeven de volgende keer dus niet meer te worden behandeld: ze zijn klaar. De notulist verzend de notulen meteen aan het einde van de vergadering.
7 Doe wat onverwachts
Ga zittend op de grond vergaderen. Zie af van discussie en stem meteen over alle punten, ga daarna na tien minuten uit elkaar. Laat eens iemand anders voorzitten. Verander de locatie, ga eens in een bloemenwinkel vergaderen. Vraag aan het begin van de vergadering wat het belangrijkste punt is waar jullie het nog nooit over gehad hebben en bespreek dat. Ga met elkaar wandelen en bespreek de punten terwijl je loopt.
De bijzondere voorzittershamer van de Universiteit Tilburg: een glazen bol op een houten klankkast. Met veel symboliek: de vergadering als klankbord, de glazen bol om de juiste beslissing te nemen, het kommetje in het hout om de goede balans te vinden.
Tekst: Tom Kok