bedrijfsfinanciën;
De financiën vormen het skelet of wel de ruggegraat van een onderneming. Uit de financiën blijkt of een bedrijf gezond en dus al of niet rendabel is, wat punten van aandacht zijn en waar moet worden bijgestuurd. Op basis van de financiën kunnen prognoses worden gemaakt en plannen voor de toekomst.
Een onderneming die wil groeien dan wel simpelweg wil blijven voortbestaan heeft een overzicht nodig van die financiën.
Dit overzicht, de stand van zaken, het bedrijf uitgedrukt in cijfers, vormen samen de financiële administratie. En een onderneming of een organisatie kan niet zonder. In de serie ‘Bedrijfsfinanciën’ zullen de vele functies en facetten van het voeren van een financiële administratie (FA) en de daaraan gekoppelde (bedrijfs)economische vraagstukken aan de orde komen. De FA speelt namelijk een onmisbare en cruciale rol in het dagelijks (be)sturen van een bedrijf. Al was het alleen al omdat ondernemers, bestuurders en belanghebbenden de informatie die de FA verstrekt nodig hebben om tot de voor het bedrijf, onderneming of organisatie voordeligste besluiten te kunnen komen.
De financiële administratie
Het hebben van een financiële administratie (FA) is wettelijk verplicht.
Door het voeren van deze FA verplicht te stellen worden belanghebbenden en schuldeisers van organisaties zoals bedrijven, stichtingen, verenigingen en andere samenwerkingsvormen beschermd. Daarnaast moet uit de FA vervolgens informatie kunnen worden gedestilleerd die nodig is voor de samenstelling van een rapportage. Aan de hand van deze rapportage kan het bestuur en of de directie vervolgens de eveneens verplichte verantwoording afleggen over een bepaald tijdvak als een kalenderjaar. Alle belanghebbenden, onder wie aandeelhouders, leden, deelnemers en externe (overheids)instanties als een belastingdienst willen en hebben bij wet recht op de zogeheten cijfers en informatie over het gevoerde (financiële) beleid. Deze wettelijke verplichting wordt door bestuurders vaak gezien als de primaire taak van een financiële administratie.
“De balans is altijd een momentopname”
De keuze om een eigen bedrijf te starten of te kopen maken mensen over het algemeen uit economische overwegingen. Een onderneming of organisatie bestaat uit kapitaal en arbeid. Met het ingebrachte kapitaal wil men een bepaald rendement (winst) behalen en daarnaast creëert een ondernemer middels een salaris werkgelegenheid voor zichzelf en of eventuele anderen. Op basis van een gedegen markt-onderzoek neemt men vervolgens een besluit om wel of niet als ondernemer van start te gaan en kiest men voor een (rechts)vorm en omvang. Na het besluit om een bedrijf te gaan exploiteren krijgt de kersverse ondernemer direct te maken met het eerste bedrijfseconomische vraagstuk: welke omzet moet worden gerealiseerd ofwel welke verkoopprijzen en / of tarieven moeten worden gehanteerd om alle kosten inclusief het salaris te kunnen financieren. Hoe bereikt men minimaal het zogenoemde ‘break even point’? Om tot een vaststelling van verkoopprijzen en / of tarieven te komen, dient de ondernemer een opstelling te maken van alle vaste en variabele kosten en een opslag voor risico en winst voor een bepaald tijdvak. Het maken van een dergelijk overzicht geldt ook voor organisaties zonder winstoogmerk, zoals stichtingen. Alleen gaat het bij stichtingen en verenigingen over een begroting, over het budget dat ze nodig hebben. Ook deze organisaties moeten immers van tevoren weten hoeveel donaties, sponsorgelden en / of contributies zij moeten verwerven binnen een bepaald tijdsbestek om alle kosten van de stichting gedekt te krijgen. De balans tussen alle inkomsten en uitgaven is het startpunt van de financiële administratie. Indien men deze eerste stap overslaat, neemt de ondernemer of organisatie een groot risico. Het universele principe om voor het bouwen van de toren de kosten te berekenen is ook hier van toepassing. Berekent men deze kosten niet, dan kan men aan het eind van het tijdvak worden geconfronteerd met tekorten en dus met verlies. Zonder een accurate voorcalculatie kunnen immers de werkelijke cijfers tussentijds niet worden geverifieerd of getoetst aan de begrote cijfers. Een bestuur of ondernemer zal daardoor niet tijdig kunnen ingrijpen, bijsturen en / of de strategie kunnen aanpassen. Indien de financiële software ofwel het boekhoudpakket de mogelijkheid biedt, is het daarom raadzaam om ook de begroting op te nemen in de FA.
De FA van een bedrijf ook wel ‘grootboek’ genoemd, bestaat in grote lijnen uit twee soorten grootboekrekeningen. In de eerste plaats zijn er de balansrekeningen. Deze bestaan uit de bezittingen, vorderingen, schulden (vreemd vermogen) en het kapitaal (eigen vermogen). De resultatenrekeningen zijn de tweede grootboekrekening. Dit zijn de omzet, kosten en de overige baten en lasten van de onderneming. Eén van de primaire taken van de FA is te komen tot een samenvatting ofwel verdichting van deze grootboekrekeningen. Deze verdichting resulteert in een rapport. Dit is de zogenoemde ‘balans en resultatenrekening’. De balans is altijd een momentopname. Hetgeen betekent dat deze de financiële positie van een organisatie weergeeft op een bepaalde datum. De meest gebruikelijke is 31 december. De resultatenrekening geeft de cijfers weer uit een bepaalde periode bij voorkeur die van 1 januari tot en met 31 december. Indien men de balansen van twee data vergelijkt bijvoorbeeld die van 31 december 2013 en 31 december 2014 dan zal het kapitaal, het eigen vermogen van een onderneming bij winst zijn toegenomen en bij verlies zijn afgenomen. Betreft het een organisatie zonder winstoogmerk spreekt men bij afname van een tekort en bij toename van overschot. De uitkomst van deze vergelijking zal overeenkomen met het resultaat uit de resultatenrekening van de periode 1 januari tot en met 31 december 2014. Oftewel de toename of afname van het eigen vermogen in een bepaalde periode wordt gespecificeerd in de resultatenrekening van diezelfde periode. Dit is een klassiek voorbeeld van een jaarrekening waarbij het boekjaar tevens kalenderjaar is. In de praktijk is het aan te raden om de balansen uit de FA ook tussentijds met elkaar te vergelijken. De zogeheten halfjaarcijfers gaan bijvoorbeeld uit van een balans op 30 juni. In dat geval worden de balansen van 31 december 2014 en 30 juni 2015 vergeleken. De specificatie van de uitkomst van deze halfjaarlijkse vergelijking valt eveneens af te lezen uit de resultatenrekening van de periode 1 januari tot en met 30 juni 2015.
Welke op haar beurt weer vergeleken kan worden met de begroting of met de resultaten van een zelfde periode van een voorgaand jaar.
De balanscijfers uit het grootboek vormen een grote schat aan informatie voor de organisatie. Met behulp van deze cijfers kunnen er namelijk een groot aantal financiële kengetallen worden geformuleerd. Deze kengetallen dienen als basis voor diverse analyses op het gebied van liquiditeit, solvabiliteit en rentabiliteit. Zo kan er een bijvoorbeeld een kasstroomoverzicht worden opgesteld waar vanuit de mutaties in de liquide middelen kunnen worden afgelezen. In volgende edities van JOB zullen deze zaken, net als de vraag welke medewerkers en partijen er betrokken moeten worden bij een FA en de daaraan gekoppelde de administratieve organisatie en processen, uitvoerig aan de orde komen. Voorals nog is het belangrijk om te beseffen dat alle hierboven behandelde informatie alleen beschikbaar is als de organisatie een goed ingerichte en up to date financiële administratie heeft. .