‘Big data’ is een veel gebruikte nieuwerwetse term die je overal tegenkomt. Overheden en grote bedrijven slaan massaal gegevens op om later te kunnen gebruiken voor de eigen organisatie of om door te kunnen verkopen aan geïnteresseerde partijen.
Dat data geld oplevert is duidelijk. Dus ook Bonaire zou hier gebruik van moeten kunnen maken. Maar om de data die in je bezit heb te kunnen gebruiken, moet die wel bruikbaar zijn. En dat is nu precies waar de Kamer van Koophandel en Nijverheid (KvK) steeds vaker tegenaan loopt. De verzamelde data is niet altijd bruikbaar.
Het handelsregister is het officiële wettelijke register waarin alle bedrijven en entiteiten die zich op Bonaire hebben gevestigd moeten worden ingeschreven. Dat gegeven alleen al zou in feite genoeg informatie moeten opleveren. Maar is dat zo? Weten we welke data wel en welke niet interessant is?
Om bruikbare data te generen is het goed om naar de bron te kijken. In dit geval zijn dat een aantal partijen; de ondernemers en bestuurders van de entiteiten die zijn ingeschreven, de notarissen en de overheid. Iedereen die informatie aanlevert voor het handelsregister is in principe een partij.
De KvK is de afgelopen jaren achter de schermen flink aan het werk geweest om het handelsregister op orde te krijgen. Daarover is in eerdere edities van JOB ook al genoeg geschreven. In die edities stond duidelijk vermeld dat de Kamer het op orde krijgen van het handelsregister niet alleen kan en dat de ondernemer of bestuurder zelf moet langskomen om zijn of haar gegevens te controleren.
Indien men dit achterwege laat, is men wettelijk in verzuim en daar staan hoge boetes op. Maar dat is niet het enige. Het gevolg daarvan is dat de data die de Kamer genereert niet meer correct is. En dat is iets wat niemand zou moeten willen.
De data van de KvK kan voor verschillende soorten onderzoek of documentatie worden ingezet. Zo is het bijvoorbeeld belangrijk om te weten hoeveel ondernemingen er zijn, in welke sectoren, hoeveel personen er werkzaam zijn, wat de activiteiten zijn die daadwerkelijk worden uitgevoerd en waar deze bedrijven zijn gevestigd. Op basis van deze gegevens kan beleid worden gemaakt. Beleid dat door de overheid moet worden opgesteld om het eiland te besturen. Maar incorrecte data leidt tot onjuist beleid en in sommige gevallen zelfs tot verkeerde uitgangsposities. Het is dus hoog tijd om te analyseren wie welke rol inneemt.
Notarissen
Veel van de bedrijven en entiteiten op Bonaire worden opgericht en ingeschreven in het handelsregister door notarissen. Hiervoor zijn allerlei (wettelijke) voorschriften waaraan notarissen zich moeten houden. De oprichter heeft een bepaald beeld bij het toekomstige bedrijf en dat wordt keurig verwoord in de statuten van de onderneming. De doelen worden eveneens opgeschreven. De rechtspersoon mag volgens de wetgever immers alleen handelen binnen deze vooraf gestelde doelen. Al deze zaken worden vervolgens overgenomen in het handelsregister. Eenmaal in het handelsregister zijn deze gegevens openbaar te raadplegen.
De crux van deze samenwerking tussen ondernemer, notaris en KvK oftewel de samenwerkingsketen op zowel juridisch als economisch gebied zit hem in het feit hoe de doelen worden omschreven. Vanuit juridisch oogpunt mag de oprichter van de rechtspersoon een ongelimiteerd aantal doelstellingen in zijn statuten laten opnemen. Er staat nergens in de wet dat dit niet mag. Of een ongelimiteerd aantal doelstellingen ook zinvol is, is een tweede.
Een te grote diversiteit aan doelstellingen kan tot gevolg hebben, dat de (toekomstige) klant niet meer weet met wat voor onderneming hij of zij nu te maken heeft, omdat er van alles wordt gedaan. De ondernemer zal zelf ook goed moeten kunnen multitasken om allerlei activiteiten tegelijkertijd en onder hetzelfde bedrijf uit te kunnen voeren.
De vraag is dus of het effectief is om heel veel doelstellingen op te nemen in het statuut of de onderneming in plaats daarvan te richten op een specifieke activiteit en hierin uit te blinken. Dan heb je geen vijftig verschillende doelstellingen nodig, maar slechts één enkele. Dat is voor een klant transparant, duidelijk en misschien dus ook wel effectiever.
Deze bij de notaris vastgelegde doelstellingen ofwel activiteiten van de opgerichte rechtspersoon komen samen in het handelsregister. De juridische kant is duidelijk.
De notaris en oprichter staan volledig in hun recht om om het even hoeveel doelstellingen op te nemen. Vanuit economisch perspectief is het echter belangrijk dat in het handelsregister alleen de belangrijkste doelen van de rechtspersoon worden opgenomen. Dat zijn niet altijd de eerste doelstellingen die zijn opgenomen in de statuten.
Deze eerste activiteiten betreffen namelijk meestal gegevens die overal worden gebruikt. Met andere woorden het zijn algemene in alle rapporten over aantallen bedrijven in bepaalde sectoren met bepaalde activiteiten terugkomende feiten. Dus zal de KvK benadrukken dat bedrijven duidelijk(er) moeten maken wat hun voornaamste activiteiten zijn. In totaal mogen dit er drie zijn. De vragen worden dan: Waar gaat de meeste inspanning naartoe? Welke activiteiten volgen elkaar op? En wat is derde activiteit? Eventuele andere activiteiten mogen uiteraard ook worden ondernomen. Die zijn immers juridisch in de doelstellingen opgenomen, maar zijn minder belangrijk voor de door de Kamer gewenste data.
De ondernemer en/of bestuurder
Nadat de rechtspersoon is opgericht en/of de onderneming is ingeschreven, is de notaris voor wat betreft deze onderneming of organisatie klaar. Tenzij er iets in de statuten gewijzigd moet worden, in dat geval begint de hele procedure met de notaris opnieuw. Als de notaris zijn werk heeft gedaan, is de ondernemer en/of bestuurder de volgende schakel in de keten van bruikbare data. Zodra de ondernemer en/of bestuurder iets verandert binnen het bedrijf moet dit volgens de wetgever worden doorgegeven aan het handelsregister. Ook dit is bruikbare data. Laat de ondernemer en/of bestuurder het achterwege om bijvoorbeeld een verhuizing of anderszins door te geven, worden de gegevens feitelijk onbruikbaar omdat het incorrecte data betreft. En dat kan, zoals hierboven aangegeven, leiden tot problematische situaties. De samenwerkingsketen is dus zo sterk als de zwakste schakel.
De overheid
De overheid is de partij die onder andere de vergunningen uitgeeft aan de ondernemers. Het Openbaar Lichaam van Bonaire geeft antwoorden op vragen als mag iemand op een bepaalde locatie een onderneming beginnen, mag iemand doen wat hij of zij van plan is te gaan doen. De antwoorden op deze vragen zijn onder andere te vinden in het vergunningenbeleid en het Ruimtelijk Ontwikkelingsplan van Bonaire (ROB).
Dit is op zichzelf een goed systeem, ware het niet dat er naar de mening van de KvK in sommige gevallen voorbij wordt gegaan aan het ketendenken. De overheid staat immers voor een lastige klus als het vergunningen moet uitgeven aan bedrijven die vijftig doelstellingen willen inschrijven in het handelsregister. Want deze vijftig moeten allemaal stuk voor stuk worden bekeken en getoetst aan het beleid en de plannen. Stel nu dat er voor één of meerdere doelstellingen geen akkoord kan worden gegeven, omdat het bijvoorbeeld strijdig is met het beleid, wat gebeurt er dan? Er bestaat een grote kans dat deze doelstelling al wel is doorgegeven aan het handelsregister en dus voor iedereen zichtbaar is. In de ideale wereld zou de ondernemer en/of bestuurder een dergelijke wijziging van doelstellingen meteen doorgeven aan het handelsregister. Het is immers strafbaar als hij of zij dat niet doet. In de praktijk gebeurt dat echter niet. Dit heeft als gevolg dat het vergunningensysteem en het handelsregister niet op elkaar aansluiten noch met elkaar corresponderen. En wederom is er dan ook hier sprake van incorrecte data.
Het zou heel erg helpen als partijen in de keten beter met elkaar zouden communiceren over wat men nu eigenlijk wil. Als het antwoord is dat men bruikbare data wil hebben dan wordt het de hoogste tijd om met elkaar om de tafel te gaan zitten en te praten over hoe de keten dit op korte termijn zou kunnen bereiken. Indien iedere ketenpartner de verantwoordelijkheid neemt voor zijn of haar eigen deel, kunnen we er een sterke ketting van maken. Want alleen dan wordt het mogelijk om te zeggen dat de data die gegenereerd wordt de juiste is! En daar heeft uiteindelijk iedereen baat bij.
Tekst: Dick ter Burg