bedrijfsfinanciën;
Het eerste artikel in deze reeks betoogde dat de financiën de ruggengraat vormen van elke organisatie. Deze keer wordt duidelijk wie er intern of extern betrokken kunnen zijn bij de financiële administratie van een organisatie en wie er eventueel aansprakelijk gesteld kunnen worden als er een accuraat overzicht ontbreekt.
Het belangrijkste doel van de financiële administratie (FA) is het registreren van de financiële transacties om alle interne en externe belanghebbenden van een organisatie te kunnen voorzien van informatie. Er zijn daarbij verschillende soorten organisaties te onderscheiden: bedrijven, stichtingen, verenigingen, maar ook (semi)overheidsinstanties. Eigenlijk kan gesteld worden dat alle bestuursleden en werknemers van een organisatie een directe of indirecte bijdrage leveren aan de FA. Daarbij moet wel onderscheid worden gemaakt tussen profit- en non-profitorganisaties. Profit-organisaties zijn eenmanszaken bestuurd door de eigenaar, firma’s worden geleid door de firmanten en de vennootschappen, de BV’s en NV’s worden bestuurd door een directie. Bij non-profitorganisaties, zoals stichtingen en verenigingen, wordt het bestuur gevormd door een voorzitter, een penningmeester, een secretaris en eventueel ondersteunende bestuursleden.
De contracten
De bestuursleden van een organisatie zijn, al dan niet gezamenlijk, bevoegd om rechtshandelingen te verrichten. Denk hierbij voornamelijk aan het sluiten van contracten, zoals inkoop- en verkooporders en arbeidsovereenkomsten. De contracten, ofwel overeenkomsten, zijn de voorlopers van alle financiële transacties. Feitelijk bestaat de FA uit de registratie van handelingen die voortkomen uit de contracten, zoals een inkoopcontract of een arbeidscontract. Een werknemer kan van het bestuur een volmacht krijgen om zelfstandig, al dan niet gelimiteerd, namens de organisatie rechtshandelingen en financiële transacties te verrichten. Met al deze overeenkomsten en de hieruit voortvloeiende verplichtingen is veel papierwerk gemoeid. Gelukkig vindt de uitwisseling van deze overeenkomsten tegenwoordig veelal digitaal plaats. Alle documenten dienen vervolgens op een centraal punt of bij een centraal persoon terecht te komen, de afdeling FA. Afhankelijk van het soort organisatie, de grootte en het aantal financiële transacties is er een aantal medewerkers direct betrokken bij de FA. Deze werknemers zijn belast met de registratie en controle van alle documenten en de samenstelling van de diverse rapportages. Documenten die in de FA moeten worden verwerkt zijn onder andere de pakbon, servicebon, kassabon, factuur, bankafschrift, urenstaat werknemer, belastingaangiften en douanedocumenten.
Digitalisering
Tegenwoordig is het mogelijk dat niet alleen facturen van een leverancier of dienstverlener, maar ook paklijsten en bankafschriften in digitale vorm (bijvoorbeeld in excel-format) in de geautomatiseerde FA worden ‘ingelezen’. Voor bedrijven betekent dit dat zij efficiënter kunnen werken en daarmee kosten kunnen besparen. Een ander bijkomend voordeel is dat rapportages uit de FA nog sneller beschikbaar zijn voor belanghebbenden. Organisaties met weinig activiteiten, een beperkt aantal personeelsleden (zoals eenmanszaken en stichtingen) en/of onvoldoende financiële kennis, besteden de FA veelal uit aan een administratie- of accountantskantoor. Alle documenten worden met regelmaat naar dit externe kantoor gebracht waar alle gegevens vervolgens worden verwerkt tot rapportages zoals de jaarrekening. De jaarrekening en het verschil tussen een administratie- en accountantskantoor komen in een volgende editie van JOB aan de orde.
Aansprakelijkheid bestuurders
In de praktijk blijkt regelmatig dat organisaties hun FA niet op orde of niet up-to-date hebben. Hierdoor heeft een organisatie geen duidelijk beeld van zijn verplichtingen en dat kan beter worden vermeden. Als een organisatie bijvoorbeeld geen of onvoldoende baten heeft, kunnen alle bestuursleden door schuldeisers in privé aansprakelijk worden gesteld. Dat kan overigens alleen als gebleken is dat het voltallig bestuur nalatig is geweest. Een recent voorbeeld hiervan is een stichting op Bonaire die gedurende langere periode geen loonbelasting heeft afgedragen voor haar personeel. Het bestuur werd door de Belastingdienst in privé aansprakelijk gesteld voor het niet doen van aangiftes. Geen van de bestuursleden had enig initiatief getoond om de FA van de stichting vorm te geven. Door het ontbreken van een FA, en dus een gebrek aan de noodzakelijke informatie, legde de Belastingdienst de stichting zogenaamde ambtshalve aanslagen op. Dit zijn aanslagen die doorgaans ruim zijn ingeschat en waarbij de bewijslast wordt omgedraaid. Zolang de stichting niet de werkelijke cijfers kan aanleveren, blijven de aanslagen gehandhaafd en zal er incasso plaatsvinden bij de verantwoordelijke bestuursleden. Ook andere schuldeisers hebben de mogelijkheid om nalatige bestuurders aansprakelijk te stellen. In de praktijk gebeurt dat nog wel eens bij een faillissement van een bedrijf. Als er bijvoorbeeld achterstanden zijn bij het samenstellen van de jaarrekening. De jaarrekening is een samenvattend directieverslag van alle financiële transacties in een bepaald boekjaar. In dat geval heeft de directie niet voldaan aan de wettelijke verplichting deze voor een bepaalde datum klaar te hebben en worden belanghebbenden gedupeerd. Via een civiele procedure kan de schuldeiser proberen zijn vordering dan alsnog rechtstreeks te verhalen op de bestuurder(s). Alleen al om deze reden is het sterk aan te raden om vanaf de oprichting van een organisatie een accurate FA op te zetten. Wanneer een bestuurder bij een bestaande organisatie aantreedt, dient hij of zij zich er daarom ook van te vergewissen dat er een actuele FA gevoerd wordt. Als dat niet het geval is, moet hij of zij om problemen te voorkomen het initiatief nemen om deze FA, eventueel onder deskundige begeleiding, zo spoedig mogelijk op te zetten.
Tekst: Danny Bol