Wat is voor een organisatie het belangrijkst naast goed management eneen inspirerende leidinggevende? Goed functionerende, betrokken en gepassioneerde medewerkers! Hoe realiseer je dat als organisatie? Met behulp van het op de juiste wijze inzetten van het Human Resource Managementinstrument ‘De gesprekscyclus functionerings- en beoordelinggesprekken’ zet je als organisatie een stap in de goede richting. Het plannings- of startgesprek maakt deel uit van de gesprekscyclus functionerings- en beoordelingsgesprekken. In dit gesprek bespreekt de leidinggevende samen met de medewerker welke taken, doelen, resultaten en competenties de werknemer (verder) dient te ontwikkelen. Het planningsgesprek is het eerste gesprek binnen de cyclus. Het is dan ook net als het functioneringsgesprek een tweerichtingsgesprek.
Het doel
Het doel van het planningsgesprek is drieledig. Ten eerste is het belangrijk om de wederzijdse verwachtingen uit te spreken. Dat betekent dus de verwachtingen van beide partijen, leidinggevende en medewerker. Deze verwachtingen kunnen vervolgens worden geconcretiseerd en vastgelegd in resultaat- en ontwikkelafspraken waarbij voorop staat dat dit SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdsgebonden) gebeurt. De resultaat- en ontwikkelafspraken vormen op hun beurt de basis voor het functionerings- en beoordelingsgesprek.
Voorbereiding planningsgesprek
Een goede voorbereiding van het gesprek is voor beide partijen van cruciaal belang. De leidinggevende moet vooraf weten wat er in de functiebeschrijving staat, welke taken de medewerker uitvoert en indien van toepassing welke nog niet. Hij of zij moet antwoord kunnen geven op vragen als: wat is de bedrijfsvisie en leeft de medewerker deze na, wat zijn de (strategische) organisatie- en afdelingsdoelstellingen en welke bijdrage wordt daarin van de medewerker verwacht. Met andere woorden: welke realistische prestaties en resultaten verwacht de leidinggevende van de medewerker en in welke richting zou deze medewerker zich de komende periode bij voorkeur moeten gaan ontwikkelen? Deze vragen kunnen werkinhoudelijk van aard zijn maar ook betrekking hebben op het gedrag van de werknemer. Ten slotte is de vraag welke doorgroeimogelijkheden de leidinggevende ziet voor de desbetreffende medewerker nog van belang. Hoe dan ook alle verwachtingen die men heeft moeten wel passen bij de in de functieomschrijving geformuleerde competenties.
Randvoorwaarden
Naast een goede voorbereiding zijn er ook een aantal randvoorwaarden. Zo is het raadzaam dat de leidinggevende vraagt aan zijn werknemer of hij of zij zich ook heeft voorbereid door middel van een checklist bijvoorbeeld. Het is belangrijk om voor het planningsgesprek een agenda op te stellen. Dat geeft het gesprek niet alleen structuur, maar zo weten beide partijen ook wat ze willen bespreken en of alle punten zijn behandeld na afloop.
Het planningsgesprek is tweerichtingsverkeer dus is het de bedoeling de medewerker te behandelen en te zien als een gelijkwaardige gesprekspartner met evenveel inbreng. In het verlengde hiervan en om het gesprek alle kans van slagen te geven, is het van belang om ruim de tijd te nemen en volledig beschikbaar te zijn. Dus de telefoon moet op stil of uit en het gesprek moet worden gevoerd in een ruimte waar men niet wordt gestoord.
Het planningsgesprek moet leiden tot het maken van duidelijke resultaat- en ontwikkelafspraken conform de SMART-methodiek.
Afspraken volgens de SMART-methodiek zijn dan ook:
- Specifiek (duidelijk en concreet omschreven)
- Meetbaar (een te verwachten aantal of verhoging van de verkoop)
- Acceptabel (voor beide partijen aanvaardbaar)
- Realistisch (haalbaar, leg de lat niet te hoog!)
- Tijdsgebonden (binnen een bepaalde periode)
Aandachtspunten
Ontwikkelafspraken gaan niet alleen over vereiste vakdiploma’s en de tijdslijn maar ook bijvoorbeeld over taakroulatie en gedrag. De gemaakte resultaat- en ontwikkelafspraken kunnen bijvoorbeeld worden vastgelegd in een POP (Persoonlijk Ontwikkelingsplan)-formulier . Het is belangrijk dat de medewerker de resultaat- en ontwikkelafspraken begrijpt en deze realistisch vindt. De werknemer moet er immers achter staan en deze uitvoeren. Ongeveer een half jaar na het planningsgesprek wordt het functioneringsgesprek gevoerd. Het verdient dan ook aanbeveling om tussentijdse evaluatiemomenten in te plannen.