Met drie directies zonder directeur heeft Nereida ‘Nerry’ Gonzalez, de eilandsecretaris van het openbaar lichaam Bonaire (OLB) een flinke kluif aan het in deze tijden van verandering toch niet al niet gemakkelijk aan te sturen ambtelijk apparaat. Want er moet verbeterd worden, procedures moeten efficiënter en transparanter, de taken en verantwoordelijkheden duidelijker, de service klantvriendelijker en de samenwerking tussen de afdelingen en directies soepeler en op structurele basis. In dat kader werkt de eilandsecretaris op dit moment vooral aan de samenwerking en de verbetering van processen en procedures van en tussen de directies Toezicht en Handhaving (TH) en Ruimtelijke ontwikkeling (RO).
Nerry Gonzalez vertegenwoordigt als eilandsecretaris het hoogste orgaan binnen de ambtelijke overheid van het OLB. Aan haar leggen de directeuren van de vier directies Toezicht en Handhaving (TH), Samenleving en Zorg (SZ), Bedrijfsvoering en Ondersteuning (BO) en Ruimtelijke Ontwikkeling (RO) verantwoording af. Van deze directies hebben er echter drie geen directeur meer. Maar aangezien de selectie van de nieuwe directeuren in feite rond is en alleen nog moet worden geformaliseerd, is de verwachting dat er ergens in de eerste helft van dit jaar weer drie kapiteins aan het roer van de directies zullen staan.
Werken aan de basis
Ondertussen gaat het werk gewoon door. Bovendien zijn er sinds het nieuwe bestuurscollege is aangetreden in april 2015 naast reeds lopende ook verschillende nieuwe verbeterprocessen opgestart. Het verbeteren van de processen en procedures en het stimuleren van de samenwerking tussen TH en RO is daar één van. Het gaat daarbij vooral om vier vergunningen; de bouwvergunning en de bouwcommissie, de drank- en horecavergunning, de milieuvergunning en de vestigingsvergunning. Op basis van deze vergunningspeerpunten worden processen en procedures, de in- en externe communicatie, de klantvriendelijkheid en service aangepakt. Als eerste heeft Nerry Gonzalez alle personen van alle betrokken afdelingen van de directie bij elkaar gehaald om afspraken te maken, de knelpunten te analyseren en en mee te denken over oplossingen. Vervolgens zijn er per onderwerp één of twee ambtenaren aan gewezen die het proces en de procedures verder vlot moeten trekken en stroomlijnen. Genoemde vergunningen zijn alle vier van belang voor investeerders die op Bonaire iets willen opzetten en/of exploiteren en voor ondernemers die willen uitbreiden en of plannen hebben om een onderneming op te starten. Om het pad te effenen voor investeerders en economische groei te bewerkstelligen, moeten basisprocessen als de aanvraag en uitgifte van deze vergunningen immers lopen als een goed geoliede machine. “Een investeerder wil niet maanden moeten wachten op een vergunning. Dat kan gewoon niet. En dus moet zoiets als een bouwvergunning, als er geen sprake is van heel bijzondere omstandigheden binnen acht weken rond kunnen zijn. Op die manier werken we aan de basis”, licht eilandsecretaris Nerry Gonzalez toe. Om die acht weken te waarborgen en alle betrokken partijen vanaf het moment van de aanvraag aan te sluiten is de bouwcommissie opgericht. Deze commissie komt één keer per week bij elkaar en alle partijen die hun fiat moeten voor de vergunning nemen er aan deel. Zo kijkt de brandweer meteen naar de brandveiligheid, de medewerker van TH controleert of aan alle regels is voldaan en de werknemer van RO bestudeert ondermeer de haalbaarheid van het plan en of het plan past binnen de kaders van het Ruimtelijk Ontwikkelingsplan Bonaire (ROB). Op die manier weten partijen precies wie, wanneer en waar mee bezig is, zijn ze in staat elkaar te corrigeren en meteen in te grijpen als iets niet helemaal klopt. Om deze samenwerking en interne communicatie vanaf het begin van de aanvraag binnen de organisatie soepeler te laten verlopen, te zorgen dat alle betrokken medewerkers goed geïnformeerd zijn en de burger precies weet waar hij of zij aan toe is, heeft men nieuwe interne intakeformulieren gemaakt en zullen er binnenkort folders worden uitgegeven. Daarnaast hebben de RO baliemedewerkers deelgenomen aan trainingen op het gebied van klantvriendelijkheid en kennis van procedures om de service en informatie die men moet verstrekken aan cliënten te verbeteren. Bij de drank- en horecavergunning is het knelpunt vaak dat ondernemers niet op de hoogte zijn en zich niet hebben geïnformeerd over de vigerende wetgeving. Deze is op Bonaire anders dan die van bijvoorbeeld Nederland. Daarnaast kan er door jarenlange ervaring in de praktijk soms een nog al eenzijdige interpretatie van de wetgeving worden gegeven waardoor een vergunning niet wordt toegekend. Een voorbeeld hiervan is dat sommige horecabedrijven de tegel in de keuken vervangen door een ander materiaal dat ook hygiënisch is. Op Bonaire werd in de praktijk als interpretatie van de wet- en regelgeving omtrent hygiëne echter louter het gebruik van tegels gehanteerd. Dus moet men nu opnieuw naar de wet kijken en bepalen wat acceptabel is. Hiermee wordt voorkomen dat een aanvraag blijft liggen of vanwege het ontbreken van tegels per definitie wordt afgewezen. In principe geldt in grote lijnen hetzelfde voor de overige twee vergunningen; de milieuvergunning en de vestigingsvergunning. Afhankelijk van de locatie en de plannen dient men bij de milieuvergunning naast al of niet verplichte MERs (milieueffectrapportage) bovendien ook rekening te houden met Bonaire’s beschermde natuur. Bescherming die is vastgelegd in internationale verdragen als de Ramsar Conventie die de vijf zogeheten ‘wetlands’ van Bonaire (Lac, Pekelmeer, Gotomeer, Klein Bonaire en Slagbaai) beschermt. Dit zijn kwetsbare ecosystemen die vanwege hun bijzonder karakter en bijdrage aan onder andere de biodiversiteit internationale bescherming genieten. Andere voorbeelden van internationale protectie zijn de SPAW (Specially Protected Areas and Wildlife protocol) als onderdeel van de Cartagena Conventie, de CITES (Convention on International Trade in Endangered Species of wild fauna and flora) en de IAC (Inter-American Convention for the protection and conservation of sea turtles). De behandeling van een milieuvergunning vereist dus naast de lokale wet- en regelgeving ook een zekere kennis van internationale verdragen en betrokkenheid van natuur en milieuorganisaties als een STINAPA (Stichting Nationale Parken Bonaire). De uitdaging bij het verstrekken van milieuvergunningen is dan ook het vinden van de balans tussen duurzame economische ontwikkeling, verantwoorde groei en behoud van de natuur. Aanvragen op het gebied van vestigingsvergunningen lijken tot nog toe de meest eenvoudige omdat men feitelijk weinig gronden heeft om iemand te weigeren. Al geldt ook voor deze vergunningen dat men de processen en procedures dient te bewaken.
Toekomstplannen
Naast het aanpassen en verbeteren van deze basisprocessen en procedures wil eilandsecretaris Nerry Gonzalez ook een timemanagementsysteem introduceren.
De bedoeling is dan dat burgers op afspraak en tijdens ingestelde spreekuren langs kunnen komen. Op die manier kan de backoffice gestructureerder werken en krijgen de medewerkers daadwerkelijk de kans en de tijd om ongestoord hun werk te doen. Een ander zorgpunt dat Nerry Gonzalez wil aanpakken, is de 600 grondverzoeken lange wachtlijst.
Volgens Nerry Gonzalez is dat op te lossen door “meer verkavelingsplannen op te zetten en een goed handhavingsysteem toe te passen.” Het voorstel is nu dan ook dat de kavel die het dichtst bij water en stroom ligt als eerste de grond krijgt en zelf water en stroom financiert. Als kavel A dan water en stroom heeft, kan kavel B volgen die hetzelfde doet als kavel A. “Zo kunnen we met een beetje goede wil, samenwerking, gezamenlijke inzet en medewerking van overheid, burger en partners als Water en Energiebedrijf Bonaire (WEB) en TELBO het pad voor investeerders effenen en op Bonaire een bloeiend ondernemersklimaat realiseren”.
Aldus eilandsecretaris Nerry Gonzalez.
Tekst: Patricia Bergwijn | Foto: creativEnvision