Alle bedrijven, stichtingen en verenigingen die bij de Kamer van Kookhandel en Nijverheid Bonaire (KvK) ingeschreven staan, zijn verplicht een jaarlijkse bijdrage te betalen. Hoe wordt deze eigen bijdrage berekend? En waarom moet deze worden betaald?
De wetgever heeft in de wet (handelsregisterwet 2009 BES) vastgelegd dat het handelsregister wordt beheerd door de KvK.
Alle ondernemingen en rechtspersonen dienen zich vervolgens in dit handelsregister in te schrijven. Of iemand nu een eenmanszaak heeft of bestuurder is van een stichting, vereniging, NV of BV, deze verplichting geldt altijd. De achterliggende gedachte hierbij is, dat iedereen een bedrijf in het openbare handelsregister moet kunnen controleren, moet kunnen nazien wat de activiteiten zijn, wie er namens het bedrijf vertegenwoordigingsbevoegdheid heeft, wat het in het bedrijf gestoken kapitaal is (dit geldt niet voor stichtingen en verenigingen, die worden doorgaans niet beschouwd als onderneming) en waar het bedrijf gevestigd is. Dit alles is bedoeld om de rechtszekerheid te vergroten. Het handelsregister is in feite te vergelijken met het bevolkingsregister. Iedere persoon die op Bonaire woont, is verplicht om zich in te schrijven. Wie dat niet doet, verblijft illegaal op dit eiland. Hetzelfde geldt voor bedrijven. Een bedrijf dat zich niet inschrijft, is volgens de wet illegaal en riskeert een flinke boete.
Kosten
De wetgever heeft bij het delegeren van het beheer van het handelsregister ook nagedacht over de kosten die dit beheer met zich meebrengt.
Want wijzigingen dienen verwerkt te worden, het archief moet onderhouden worden en de personen die er werken moeten betaald worden. De jaarlijkse bijdrage is vooral bedoeld om deze kosten te dekken. De bijdrage wordt berekend aan de hand van het eigen vermogen van bedrijven. In totaal zijn er dertien schalen die ingedeeld zijn naar de hoogte van het eigen vermogen (EV). Zo geldt voor schaal 1 bijvoorbeeld een EV bedrag tussen de 0 en 8.379,89 USD en voor schaal 2 een bedrag tussen de 8.379,89 en 27.932,96 USD. Het bedrag loopt op tot een EV van meer dan 2.793.296,09 USD in schaal 13. Voor stichtingen, verenigingen en stichtingen particulier fondsen geldt een andere regel. Omdat zij geen EV hebben, kunnen zij ook niet op bovenstaande wijze beoordeeld worden. De wetgever heeft deze groep op grond van artikel 15 van de Handelsregisterwet 2009 BES automatisch geplaatst in schaal 4.Artikel 14 lid 2 van de Handelsregisterwet geeft een volledig overzicht van de verschillende schalen. De Handelsregisterwet is te vinden op http://wetten.overheid.nl/
Overzicht
Aan elke schaal heeft de KvK een jaarlijkse bijdrage gekoppeld. De wetgever heeft bij het bepalen van dit bedrag ook weer een richtlijn
afgegeven. Een bedrijf betaalt de jaarlijkse bijdrage behorende bij de schaal waarbinnen het EV van een bedrijf valt.
Hieronder volgt een overzicht van de jaarlijkse bijdragen per schaal: De jaarlijkse bijdrage wordt, zoals ook al uit de naam voortvloeit, één keer per jaar door de KvK geheven. Iedere ingeschreven ondernemer of rechtspersoon is verplicht deze binnen één maand na het verkrijgen van de rekening te betalen. Indien er een emailadres bij de KvK bekend is, krijgt het desbetreffende bedrijf een digitale variant. Wanneer dit niet het geval is, komt de rekening per post. Helaas hoort de KvK vaak het verhaal dat een bedrijf nimmer een rekening heeft ontvangen. Dit kan bijvoorbeeld omdat de adressen in het handelsregister nooit zijn bijgewerkt en het bedrijf is verhuisd. Dit kan echter nooit een reden zijn om niet te hoeven betalen. De jaarlijkse bijdragen worden per 2 januari van elk jaar bepaald. Een bedrijf dat zich per 3 januari uitschrijft is wettelijk nog verplicht om te betalen. Het is goed hier rekening mee te houden bij een eventuele opheffing van het bedrijf. 
Indien iemand een bedrijf tijdelijk niet meer wilt voorzetten (de BV of NV is populair gezegd ‘slapend’) blijft de plicht gelden de jaarlijkse bijdrage te betalen. Het bedrijf is immers nog steeds ingeschreven. Wel zal de jaarlijkse bijdrage in dat geval terugvallen naar schaal 1. Wanneer de rechtspersoon geliquideerd wordt of een eenmanszaak helemaal opgeheven, vervalt de plicht om de jaarlijkse bijdrage te betalen. Het bedrijf of de instelling is daarmee definitief uit het handelsregister verdwenen.
Verandering van eigen vermogen
Als het EV verandert , moet de onderneming dat doorgeven aan het handelsregister door een R-formulier in te vullen. Iedere NV of BV is verplicht om een jaarrekening op te (laten) stellen, waarbij het EV altijd wordt vernoemd (in die term of vergelijkbare termen). Het vermogen moet in het handelsregister opgenomen worden. Het is namelijk een graadmeter voor derden die de bedrijfsgegevens kunnen en mogen bekijken. Voor veel mensen is het een vreemd idee dat iedereen inzage kan hebben in de financiële gegevens van een bedrijf. Toch is dit iets dat de wet voorschrijft en waar dus aan voldaan moet worden. Het is op Bonaire (nog) geen verplichting om de jaarrekening te deponeren bij de KvK zoals in Nederland wel het geval is, maar de KvK kan wel ten hoogste één keer per jaar vragen naar een opgave van het EV in de onderneming op grond van artikel 14 Handelsregisterwet 2009 BES.
Het gemakkelijkste voor alle partijen is echter om jaarlijks het EV op te geven zo gauw de jaarrekening af is. Het niet doorgeven van een verandering in de gegevens van een onderneming, dus ook van het EV, is strafbaar gesteld en wordt derhalve beschouwd als een misdrijf. Genoeg reden om de wet na te leven en ervoor te zorgen dat de gegevens altijd up to date zijn.
Openstaande schulden
Er zijn veel bedrijven en instellingen op Bonaire met een openstaande schuld aan jaarlijkse bijdragen. De KvK is er sinds 2014 steeds strenger op aan het toezien dat deze schulden worden afgelost door de verantwoordelijke eigenaren of bestuurders. Maar dan nog betalen veel mensen niet. Na een laatste aanmaning is de KvK in dat geval genoodzaakt om een incassobureau of deurwaarder in te schakelen om het openstaande bedrag te innen. Dat is inclusief de hoge bijkomende kosten die deze instellingen berekenen voor hun service. De beste manier is om het niet zover te laten komen en tijdig te betalen.
Tekst: Dick ter Burg