In de vorige editie van JOB heeft u uw kennis kunnen testen op het gebied van de jaarrekening en de rol van de accountant. Een belangrijk onderdeel van deze jaarrekening is de balans. Waar bestaat de balans uit , hoe wordt hij opgemaakt, hoe lees je een balans en hoe houdt je de balans in balans?
Een open deur wellicht maar één van de belangrijkste zaken van een balans is dat hij in evenwicht is. ‘Logisch toch?’, zult u misschien denken, maar in de praktijk blijkt dat voor veel ondernemers en bestuurders lang niet altijd het geval te zijn. Niet iedereen is namelijk in staat om een balans goed te lezen. Een balans kent twee zijden. Dit wordt ook wel het systeem van dubbel boekhouden genoemd. Aan de ene kant heb je de debetzijde ook wel activa geheten en aan de andere de creditzijde ook wel passiva genoemd.Beide zijden dienen altijd met elkaar in evenwicht te zijn. Zo krijg je de balans. Eenvoudig uitgelegd staan aan de debetzijde of activa de bezittingen en vorderingen en aan de creditzijde is te vinden hoe de activa zijn gefinancierd.
Dit kan met vreemd of eigen vermogen zijn. Als een bedrijf een nieuwe auto aanschaft van $ 25.000 (bezit) en hiervoor een lening afsluit bij een bankinstelling (gefinancierd), dan verschijnt op de dag van aanschaf op de balans aan de debetzijde onder de ‘vervoermiddelen’ ofwel de materiële vaste activa een bedrag van $ 25.000. Aan de creditzijde wordt onder het ‘vreemd vermogen lang’ een bedrag van $ 25.000 toegevoegd.
Indien de onderneming in dit voorbeeld voldoende middelen tot zijn beschikking heeft, dan kan de leverancier direct vanaf de bankrekening worden betaald.
De actiefpost ‘vervoermiddelen’ neemt in dat geval toe (debet) met $ 25.000 en de actiefpost liquide middelen neemt af (credit) met $ 25.000. Hieruit kan men correct concluderen dat niet alle transacties altijd aan beide zijden van de balans worden geboekt. Het boeken van financiële transacties wordt overigens journaliseren genoemd. Een boeking (de journaalpost) bestaat dus minimaal uit één debetregel en één credit-regel. Dit is het systeem van dubbel boekhouden. Aan beide zijden van de balans zijn diverse rubrieken ofwel verdichtingen te vinden. De hoofdverdichtingen van de balans aan de activa-zijde vormen de ‘Vaste activa’, ‘Vlottende activa’ en ‘Liquide middelen’. Vaste activa kunnen vervolgens weer in subrubrieken worden onderverdeeld. Te weten ‘Materiële vaste activa’, ‘Immateriële vaste activa’ en ‘Financiële vaste activa’. Aan de passiva-zijde van de balans staan hoofdverdichtingen als ‘Voorzieningen’, ‘Vreemd vermogen lang’, ‘Vreemd vermogen kort’ en ‘Eigen vermogen’. Schematisch ziet de balans er in de zogeheten scontro vorm als volgt uit:
Verdichtingen nader toegelicht
Vaste activa zijn de bezittingen van een organisatie waarvan het daarvoor benodigde vermogen voor een periode van langer dan een jaar is vastgelegd. Dit kunnen materieel gebouwen, machines, de inventaris en vervoermiddelen zijn. Tot de immateriële zaken behoren goodwill, octrooien en patenten. Louter financieel zijn de deelnemingen in bedrijven, uitgegeven leningen en betaalde waarborgsommen.De ‘Vlottende activa’ hebben een looptijd van korter dan een jaar. Hieronder vallen voorraden, debiteuren en andere kortlopende vorderingen.
Bankrekeningen en cash behoren tot de ‘Liquide middelen’. Deze term refereert aan alle beschikbare geldmiddelen. Het betreft tevens de stand van bank(en) en kas(sen) op balansdatum.De ‘Voorzieningen’ zij n een boekhoudkundige reservering voor toekomstige uitgaven en waarvan de kosten hun oorsprong vinden in een bepaald boekjaar. De pensioenvoorziening en een voorziening voor groot onderhoud van gebouwen zijn hier goede voorbeelden van.
Het ‘Vreemd vermogen lang’ bestaat uit schulden waarbij de terugbetalingstijd langer dan één jaar is. Denk daarbij bijvoorbeeld aan hypothecaire leningen en onderhandse leningen.Schulden waarbij de terugbetalingstijd korter dan één jaar is, maken deel uit van het Vreemd vermogen kort. Dit kunnen schulden aan leveranciers, andere crediteuren, nog te betalen belastingen en nog te betalen kosten zijn.
Het ‘Eigen vermogen’ (EV) vormt de sluitpost van de balans. Dit EV betreft de waarde van de activazijde minus de voorzieningen en het vreemd vermogen. Het eigen vermogen geeft ook aan wat voor bedrag de ondernemer heeft geïnvesteerd in het bedrijf. Door het allerlaatste EV te vergelijken met het EV van het voorgaande jaar, kan worden vastgesteld of het bedrijf winst heeft gemaakt of verlies heeft geleden. Maakt het bedrijf winst dan neemt het EV toe, lijdt het bedrijf verlies dan neemt het eigen vermogen af. Als de onderneming de winst vervolgens uitkeert aan de eigenaar neemt het EV natuurlijk ook af. Bij een dergelijke winstuitkering wordt het eigen vermogen gedebiteerd en worden de liquide middelen gecrediteerd. Een balans is altijd een momentopname. Als de financiële administratie van de onderneming up-to-date is, kan er feitelijk dagelijks een balans worden gegenereerd. De balans geeft dus de financiële situatie van de organisatie weer op een bepaald moment. Met behulp van deze balans kunnen vervolgens kengetallen en analyses worden gemaakt op basis waarvan de organisatie kan worden aangestuurd. Deze functionele informatievoorziening van de balans is voor veel meer zaken te gebruiken. Zo zal een potentiële koper van een bedrijf altijd naar de balans vragen en zal bij een financieringsaanvraag een actuele balans moeten worden overlegd. De balans is dus een onmisbare bron van informatie voor willekeurig welke organisatie.