Korte lijnen, direct contact!
Vanuit onze missie en overtuiging, is goede arbozorg alleen mogelijk indien de communicatie binnen de driehoek Werkgever – Medewerker – Bedrijfsarts snel en zonder ruis kan plaatsvinden. Daaraan dragen de sociale media en andere moderne communicatiemiddelen meer dan een klein steentje bij. Want juist op het gebied van communicatie gaat het vaak mis.
Wij, als bedrijfsartsen, zijn er dagelijks getuige van. De gevolgen kunnen ver gaan, van conflicten en ruzies tot in het ergste geval advocaten en rechters. Des te belangrijker wordt het om de arbodienst in een vroeg stadium de ontstane plooien glad te laten strijken. Voorkomen is immers beter dan genezen en dan is een heldere en snelle communicatie onontbeerlijk. Ook binnen de arbozorg hebben nieuwe ontwikkelingen op dit gebied hun intrede gedaan. Zaken als social media en cliëntvolgsystemen zijn inmiddels niet meer weg te denken uit de dagelijkse praktijk van onze arbodienst.
Deze ontwikkelingen kunnen echter ook een keerzijde hebben. Te weinig medewerkers realiseren zich dat de werkgever eveneens meekijkt op facebook en twitter. Het zijn plaatsen waar soms ongeoorloofd gedrag wordt geconstateerd. Zo is het bijvoorbeeld niet echt handig als je geacht wordt volledig ziek thuis te zijn en je werkgever ziet een foto van jou dansend op een groot feest of een biertje drinkend in de snek op je facebookpagina. Dat kan gevolgen hebben. Gelukkig ervaren we vooral de prettige kanten van deze vooruitgang. De communicatie in de hierbovengenoemde driehoek is vele malen sneller, transparanter en eenduidiger geworden. Hetgeen een goede dienstverlening, snelle, gezonde en stabiele re-integratie tot gevolg heeft en fraude of misbruik van het zorgsysteem bemoeilijkt. In dit kader noem ik niet alleen de email, maar juist ook zaken als WhatsApp, groepapps, en Skype als positieve toevoegingen. Directe communicatie met korte lijnen is zo veel toegankelijker geworden en heeft het snel kunnen beslissen en doelgericht handelen gemakkelijker gemaakt. Het kan tevens miscommunicatie en escalatie van de problematiek voorkomen.Met name Skype vereist een nadere toelichting. Voor ons maakt dit programma het mogelijk om vanuit Bonaire op afstand spreekuren te houden op de eilanden Saba en Statia op momenten dat wij daar niet fysiek aanwezig zijn. Het maakt de afhankelijkheid van de aanwezigheid van de bedrijfsarts minder groot en breidt de behandeling en begeleidingsmogelijkheden uit.
“De grootste winst in het kader van transparantie in de communicatie is toch wel het ClientVolgsysteem”
De grootste winst in het kader van transparantie in de communicatie is toch wel het “Cliëntvolgsysteem” dat wij gebruiken. De arbodiensten zijn hun klinische collega’s op het gebied van digitale patiëntendossiers ver vooruit. Gebruikten ze tot voor kort in het ziekenhuis en bij de huisarts nog kaarten en geschreven dossiers – veelal onleesbaar voor de volgende arts, gezien het feit dat artsen over het algemeen onleesbaar schijnen te moeten schrijven- beschikken arbodiensten al heel lang over een digitale toepassing voor het opslaan van medische informatie en andere patiëntgegevens. Het is nu niet alleen mogelijk om te voldoen aan de strenge Europese wetgeving op het gebied van privacy, opslag van gegevens en bewaareisen, maar ook de communicatie is met de nieuwste generatie verzuimmanagementsystemen enorm verbeterd. Deze systemen zijn namelijk tevens toegankelijk gemaakt voor werkgevers en onder bepaalde voorwaarden voor individuele medewerkers ten behoeve van hun eigen dossier. Het betekent dat onze klanten kunnen inloggen op ons verzuimmanagementsysteem en zij niet alleen geautoriseerd kunnen worden om de overzichten van hun organisatie te bekijken, maar deze ook zelf kunnen bewerken en gebruiken. Werkgevers krijgen uiteraard geen inzage in de medische gegevens, maar mogen naast het bekijken van de verzuimrapporten van de betreffende organisatie en het eventueel
toevoegen van eigen aantekeningen op basis van bijvoorbeeld functioneringsgesprekken, wel alle andere informatie als ziekmeldingen en verzuimstatistieken op individueel, afdelings- en organisatieniveau inzien. Voor degene die wordt geautoriseerd, is dat een enorme vooruitgang in communicatiemogelijkheden binnen de driehoek ArboDienst –
Werkgever – Medewerker.
Wij ervaren ons cliëntvolgsysteem als een zeer zinvol en waardevol instrument om managers en leidinggevenden op een verantwoorde wijze hun verantwoordelijkheden op het gebied van verzuimmanagement verder te laten ontwikkelen.
Uiteindelijk leidt dat tot lagere kosten en beter gemotiveerde medewerkers; ergo een klassieke win-win situatie
Kortom de tijd van de gele kaarten, onleesbare handschriften en conflicten als gevolg van onduidelijke communicatie is wat ons betreft al enige tijd voorbij. Inmiddels hebben wij als arbodienst op Bonaire, Saba en Statia een professionele en volwassen status en is er sprake van een duidelijke en toegevoegde waarde voor alle werkgevers en medewerkers juist en mede dankzij de moderne communicatietechnieken.