Als het om bouwen en beheren in de publieke sector van Bonaire, Sint Eustatius en Saba (BES) gaat, kom je al snel terecht bij het Rijksvastgoedbedrijf Cluster BES (RVB-BES). De laatste jaren zijn er een aantal grote bouwprojecten de Bonairiaanse revue gepasseerd. Het nieuwe politiebureau, de gloednieuwe orkaanproof brandweerkazerne, het nieuwe zorgverzekerings- en belastingkantoor, de bijna opgeleverde gevangenis zijn naast de brede school Papa Kornes en de binnenkort te starten uitbreiding van het Openbaar Ministerie slechts een paar voorbeelden van bouwprojecten die het RVB in opdracht van de betreffende ministeries, directies en/of overheidsdepartementen uitvoert, managet en beheert. Maar hoe gaat dat proces nu precies in zijn werk? En wie bepaalt en doet wat?
De boedel
Cluster BES met in totaal zo’n vijf medewerkers is als departement van de directie Vastgoedbeheer van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) verantwoordelijk voor alle nieuwbouw, het onderhoud, het beheer, de (ver)huur en (ver)koop van de huidige 65 rijksgebouwen, waarvan er 28 op Bonaire, 17 op Saba en 20 op Sint Eustatius te vinden zijn. Bij de transitie van 10-10-10 werd de boedel van de voormalig Antilliaanse overheid gescheiden en ‘erfde’ de Rijksoverheid de overheidsgebouwen op de BES-eilanden. Deze boedel is zeven jaar later aangevuld met wat er
in de tussentijd is bijgebouwd en/of gehuurd.
Rol- en taakverdeling
Voor de gebouwen van de Rijksoverheid zijn de spelregels, rol- en taakverdeling en verantwoordelijkheden tussen het RVB en de dienst die huurt vastgelegd in het Rijkshuisvestingsstelsel. Er zijn twee stelsels die bepalend kunnen zijn: het Rijkshuisvestingsstelsel voor kantoren en het Rijkshuisvestingsstelsel Specialties. Bonaire kent In tegenstelling tot Europees Nederland echter maar één stelsel; de Specialties. Dit Rijkshuis vestings stelsel Specialties is per 1 januari 2017 in werking getreden.
Het bouwproces
Van start tot oplevering maakt een nieuwbouw- of renovatieproject van het RVB een heel proces met verschillende stappen door. Het in januari 2016 aangestelde hoofd Cluster BES, Marcel Kreuk, licht aan de hand van een bouwverzoek van een fictieve overheidsdienst de gang van zaken toe. Het fictieve bouwproject van de even fictieve Rijksoverheidsdienst BRES (Bevordering Respect en onderlinge Samenwerking voor Bonaire) wordt volgens de vigerende procedure uitgewerkt. Deze procedure geldt zowel voor nieuwbouw als renovatie.
Procedure voor nieuwbouw of renovatie
De dienst BRES heeft na veel wikken, wegen en vergaderen besloten dat, gezien het groeiende aantal medewerkers en de zeer krappe behuizing, een uitbreiding van het huidige kantoor de beste optie is. De dienst heeft niet heel veel middelen tot zijn beschikking maar kan een bescheiden budget vrijmaken voor een nieuw aan te bouwen kantorencomplex. Dus dient het management een aanvraag in bij de per 2017 hernoemde Shared Services Organisatie Caribisch Nederland (SSO CN) van Rijksdienst Caribisch Nederland (RCN). De SSO, die verantwoordelijk is voor de bedrijfsvoeringstaken van heel RCN en de diensten onder andere ondersteunt op het gebied van huisvesting, neemt na ontvangst van de aanvraag contact op met het RVB en in overleg stellen beiden gezamenlijk een functioneel Programma van Eisen (PvE) op. In een functioneel Programma van Eisen staat omschreven welke functionaliteiten er gerealiseerd moeten worden in het bouwproject. Dit kan bijvoorbeeld gaan om het aantal werkplekken, het aantal vierkante meters voor de kantoorruimtes, wel of geen lift, etc. Het functioneel PvE wordt vervolgens door het RVB uitgewerkt tot een technisch Programma van Eisen. Dit technisch PvE bevat specifieke bouwkundige en technische eisen en prestaties en houdt rekening met de geldende wet- en regelgeving. De SSO gaat met dit PvE naar aanvrager BRES en indien de dienst zich erin kan vinden, kan het RVB aan de slag met het voorlopig ontwerp. De architect die het RVB hiervoor inhuurt, vertaalt het PvE naar een voorlopig ontwerp. Na afronding legt het RVB het voorlopig ontwerp voor aan opdrachtgever SSO en samen controleren ze of alle functionaliteiten in het ontwerp aanwezig zijn. Als dat het geval is, krijgt de architect de opdracht om het definitief ontwerp te maken. Aan de hand van het definitieve ontwerp dat uiteraard wordt voorgelegd aan indiener BRES, stelt het RVB het bestek, bestektekeningen en een kostenraming op. Hierin wordt omschreven wat, waar en hoe gebouwd en geïnstalleerd moet worden en onder welke voorwaarden. Afhankelijk van het bedrag benadert het RVB, na het afstemmen van de kostenraming met opdrachtgever SSO en aanvrager BRES, een of meerdere aannemers en wordt er onderhands of Europees aanbesteed. Het RVB maakt daarbij een keuze uit enkelvoudig onderhands (één aannemer), meervoudig onderhands (meerdere aannemers) of een openbare Europese aanbesteding. Het verschil zit hem dus in feite in hoeveel partijen door de RVB worden uitgenodigd om in te schrijven op het bestek en hoe ‘open’ de aanbesteding is.
Al naar gelang het aantal aannemers dat inschrijft, worden de inschrijvingen getoetst op de kosten door een kostendeskundige, die als het om specialistische zaken gaat, wordt ingehuurd. Het bouwen op de eilanden kan soms een bijzondere expertise vereisen. Op basis van de uitslag van de toetsing wordt de opdracht gegund aan deze of gene aannemer. Met betrekking tot de toetsing maakt het Rijksvastgoedbedrijf in sommige gevallen gebruik van de EMVI-methode (Economisch Meest Voordelige Inschrijving). In dat geval wordt niet alleen naar de prijs gekeken, maar kunnen de meedingende partijen punten scoren op bijvoorbeeld duurzaamheid, materiaalgebruik, kwaliteit en tijd.
De aannemer met het grootste aantal punten, mag dan gaan bouwen. Bij bouwprojecten op de eilanden wordt bovendien rekening gehouden met de zogeheten BES-code. Dit houdt onder andere in dat overheidsgebouwen standaard aardbeving- en orkaanproof moeten worden gebouwd.
Tijdens de bouw doet het RVB de directievoering en houdt toezicht op de financiële en technische uitvoering van het bouwproject middels periodieke bouwvergaderingen en controles op de locatie van het project. Na oplevering wordt het gebouw overgedragen aan de aanvrager en ziet de RVB erop toe dat de aannemer zich houdt aan het eenjarig onderhoudstermijn. Na afloop van dit termijn neemt de RVB het beheer over, sluit onderhoudscontracten af met lokale bedrijven en neemt het gebouw op in het planmatig onderhoud
en de Meerjarenonderhouds- en investeringsplanning. De uitkomsten van de periodieke inspecties dan wel conditiemetingen die het RVB uitvoert, bepalen grotendeels welke onderhoudswerkzaamheden en investeringen er de komende vijf jaar worden uitgevoerd.
Daarnaast kunnen de verschillende diensten voor dagelijkse storingen de storingsmeldlijn van het RVB bellen.
Hoofd Cluster BES Marcel Kreuk:
Als kleine jongen koesterde Marcel Kreuk heimelijk de wens om architect te worden. Hij werd bouwkundige.
Na zijn studie bouwkunde die hij later aanvulde met een studie bedrijfskunde rolde hij het projectmanagement in bij een van de grootste wooncorporaties in Nederland. Alwaar hij als manager van de afdeling Vastgoed onder andere zorgde voor de centralisatie van het contractmanagement. Op zoek naar een nieuwe uitdaging en de wens om op Bonaire te gaan wonen stuurde hij in 2015 een open sollicitatiebrief naar het Rijksvastgoedbedrijf en werd per 1 januari 2016 aangesteld als projectleider. Zijn opdracht was om het vastgoedmanagement op de BES-eilanden op te zetten. Na een half jaar werd hij het hoofd van het Cluster Bes. Om het hele vastgoedmanagement goed uit te kunnen voeren en de continuïteit te garanderen hoopt hij binnenkort met behulp van het nieuwe organisatie formatieplan de dienst uit te kunnen breiden naar zo’n negen vaste medewerkers.