De Kamer van Koophandel vertegenwoordigt de handel en nijverheid op Bonaire. Dat is althans hoe de wetgever de taak van de Kamer van Koophandel (KvK) heeft omschreven in de Wet op de Kamers van Koophandel en Nijverheid BES. In de praktijk komt dit grofweg neer op drie verschillende taken: het handelsregister, de afdeling BIS (Business Information and Support) en een rol als adviserende partij voor de overheid.
1. Handelsregister
Het handelsregister is hét register waar alle bedrijven, stichtingen, verenigingen en andere juridische entiteiten zich dienen in te schrijven. De KvK kent geen leden, zoals een vereniging. Inschrijving is namelijk een wettelijke verplichting. Het handelsregister is te vergelijken met het personenregister dat bij afdeling Burgerzaken wordt gehouden. Iedereen die op het eiland woont dient zich hier in te schrijven. Ga je trouwen of verhuizen dan geeft je deze wijziging hier door. Ook bedrijven moeten belangrijke wijzigingen doorgeven, maar dan aan de KvK. Iedereen die handel wil drijven op professionele schaal krijgt te maken met het handelsregister en dus met de KvK. Inschrijving brengt bepaalde rechten met zich mee, maar er gelden ook plichten, die precies omschreven zijn in de wet.
Door het handelsregister te raadplegen kun je heel gemakkelijk zien wat voor een bedrijf iemand heeft. Het is immers een openbaar register. Raadplegen kun je zelf thuis via het internet doen (www.bonairechamber.com) of bij de KvK op kantoor aan de Kaya Grandi 67. Je kunt zien wie de bestuurders zijn, waar het bedrijf is gevestigd en wie er be-slissingsbevoegd is om te handelen. Vooral dit laatste kan enorm van pas komen bij het zaken doen; weten wie je tegenover je aan tafel hebt voordat je met elkaar in zee gaat. Een snelle check in het handelsregister kan je veel narigheid (lees: geld en tijd) besparen!
Wanneer je een onderneming, stichting of andere juridische vorm wilt inschrijven, dan dien je dit binnen één week na aanvang van de ondernemingsactiviteiten te komen melden. De KvK heeft speciale formulieren (gratis verkrijgbaar en te downloaden vanaf de website) waarop je de gegevens kunt invullen. Met het inschrijven krijg je een uniek nummer, je KvK-nummer. Dit nummer blijft voor altijd gekoppeld aan de onderneming en kan zeer handig zijn bij andere instanties, zoals de Belastingdienst of de overheid, bijvoorbeeld bij het aanvragen van een vergunning. Ook kun je de gegevens van een bedrijf aan de hand van dit nummer gemakkelijk terugvinden in het digitale handelsregister.Een inschrijving dient heel precies en volgens de wettelijke regels te gebeuren. Hierbij is er een verschil tussen een rechtspersoon (zoals een BV, een NV of een stichting) die via de notaris moet worden opgericht) en overige juridische vormen (zoals een eenmanszaak of vennootschap onder firma). De precieze uitleg over de verschillende juridische vormen kun je in een volgend artikel verderop in dit magazine lezen. Wanneer een rechtspersoon via de notaris wordt opgericht, dan wordt de inschrijving van deze rechtspersoon in het handelsregister meestal ook door dezelfde notaris gedaan. Wel zo gemakkelijk dus. Bij de overige juridische vormen dien je dit zelf te doen. Hierbij worden er allerlei documenten gevraagd die nodig zijn om de aanvraag in behandeling te nemen. Niet omdat de KvK deze zo graag wil hebben, maar omdat de wet dit vereist. Het handelsregister is immers het enige officiële register voor bedrijven en dus aan strenge regels onderhevig.
Eenmaal ingeschreven in het handelsregister kan er meteen een begin gemaakt worden met ondernemen.
“In sommige gevallen bestaat er een verschil tussen opheffing en liquidatie”
Wijziging
Ga je verhuizen met je bedrijf/stichting, heb je nieuwe bestuurders, een nieuw telefoonnummer of e-mailadres, geef het door aan het handelsregister. Niet alleen omdat het verplicht is, maar ook voor je eigen bestwil. Zo kun je gerichte informatie krijgen over actuele gebeurtenissen (denk aan wetgeving die verandert), maar blijf je ook op de hoogte van eventuele cursussen of trainingen waar je aan deel kan nemen. Dus laat je e-mailadres of telefoonnummer achter zodat je snel te bereiken bent!
Hoofdregel is dat iedere ingeschreven onderneming, stichting of andere juridi-sche vorm zelf verantwoordelijk is voor het doorgeven van eventuele wijzigingen. Er kan daarom nooit een succesvol beroep worden gedaan op eventuele onjuiste gegevens in de administratie, aangezien je zelf dient te checken of die gegevens correct zijn.
Uitschrijving / Opheffing / liquidatie
Bij uitschrijving zijn er twee mogelijkheden: een definitieve uitschrijving en een tijdelijke uitschrijving. Er zijn drie termen die hier van toepassing zijn: opheffing, ontbinding en liquidatie. Deze drie termen worden door elkaar gebruikt, wat tot verwarring kan leiden. Het is daarom zaak om je goed te laten voorlichten over wat voor jou van toepassing is en wat je in ieder geval dient te doen.
In sommige gevallen bestaat er een verschil tussen opheffing en liquidatie. Een NV of BV kan worden opgeheven, dan wordt zij als het ware ‘slapend’.Je kan hiervoor kiezen als je tijdelijk niets met je NV of BV wilt doen. Later kan je deze NV of BV weer uit zijn “slaap” halen. Met één formulier hef je de onderne-ming op en met één formulier wek je hem weer tot leven. Voordeel van deze handelswijze is dat je bij het heractiveren geen notaris nodig hebt, dus minder kosten. Gevolg van het opheffen is wel dat de jaarlijkse bijdragen blijven doorlopen (zie hieronder onder kopje: Jaarlijkse bijdragen). Overige entiteiten zoals een stichting, vereniging of eenmanszaak kun je trouwens niet op bovenstaande wijze laten ‘slapen’. Wanneer je deze opheft dan houdt de onderneming definitief op te bestaan. Een eenmanszaak kan dus niet “slapen” zoals dat hierboven bij een BV of een NV wel kan.
Indien je definitief af wilt van de onderneming dan dien je deze te liquideren. Hier is in de meeste gevallen een heel proces voor nodig (waaronder publicatie in de Staatscourant etc). Wanneer dit proces is afgelopen, dan pas houdt de onderneming op te bestaan en is ze definitief uit het handelsregister. Pas dan ben je als bestuurder van deze onderneming/stichting of vereniging van je taken bevrijd.
Jaarlijkse bijdragen
Iedereen die staat ingeschreven in het handelsregister is verplicht een jaarlijkse bijdrage te betalen. Deze bijdrage is bedoeld om het werk in het handelsregister te kunnen doen.Bij inschrijving betaal je de inschrijvings-kosten en het jaar daarop volgend begint de jaarlijkse bijdrage te lopen. De kosten voor de bijdragen zijn wettelijk geregeld in de handelsregisterwet 2009 BES. Indien een BV of NV opgeheven is, maar niet geliquideerd (dus de onderneming is slapend) blijven de kosten voor jaarlijkse bijdragen doorlopen. De onderneming staat immers nog steeds ingeschreven in het handelsregister. Wel worden deze ondernemingen teruggezet naar schaal 1 (de laagste schaal). Reden hiervoor is dat op basis van ingelegd kapitaal de schalen (en dus de hoogte van het tarief van de jaarlijkse bijdragen) gekoppeld worden aan een onderneming. Wanneer je de BV of NV opheft (in slaap brengt) dan wordt tevens het kapitaal eruit gehaald. Schaal 1 begint op 0 USD dus dat is de schaal die van toepas-sing is. Elk jaar ontvangen alle ingeschreven ondernemingen een rekening. Zorg dat je deze op tijd betaalt, aangezien achterstallige vorderingen uit handen wordt gegeven aan een incassobureau, inclusief bijkomende kosten die voor rekening van de onderne-ming komen.
“Het zijn de bedrijven in totaliteit die we vertegenwoordigen
volgens de wet, dus inclusief de werknemers”
2. Afdeling BIS
Dit staat voor de afdeling Business Information & Support, oftewel: alles wat te maken heeft met het adviseren en informeren van (vooral) bedrijven en stichtingen door de KvK. Concreet betekent dit dat we op deze afde-ling mensen helpen bij het opstarten van hun bedrijf; waar moet ik allemaal aan denken, waar moet ik zijn voor bepaalde zaken zoals vergunningen en belastingen, wat kan ik verwachten van eventuele subsidies voor starters, welke rechtsvorm past het beste bij mijn onderneming? Allemaal vragen die heel erg interessant zijn, vooral in de opstartfase van een onderneming. Daarnaast proberen we hier ook om voor alle ondernemers (starters en gevestigde ondernemers) cursussen en trainingen te organiseren die aansluiten bij de actualiteiten.
Vestigen van een onderneming op Bonaire
Wanneer bedrijven zich willen vestigen op Bonaire hebben ze in ieder geval te maken met een aantal vaststaande feiten:
1. Het inschrijven in het handelsregister
2. Het aanvragen van een vestigingsvergunning (op grond van de Wet Vestiging Bedrijven BES)
3. Het aanvragen van een criptnummer bij de Belastingdienst
Ad. 1. Het inschrijven in het Handelsregister
De allereerste stap die voor elke onderneming(svorm) of stichting/vereniging geldt. Hierboven is al dieper op de formaliteiten van het handelsregister ingegaan. Alvorens je overgaat tot inschrijving van je onderneming is het wel zo handig om je goed te laten informeren over de moge-lijkheden, de valkuilen en de onverwachte hobbels in de weg naar het ondernemerschap. Heb je overal aan gedacht? Is er bijvoorbeeld een goed en onderbouwd businessplan geschreven? Dit zal altijd één van de eerste vragen zijn die gesteld worden. Hoewel dit een essentieel onderdeel voor elke onderneming is, wordt dit in de praktijk vaak nog als overbodig ervaren en dus weggelaten. Ook kun je denken aan vragen omtrent de naam die gekozen is; voldoet deze aan de voorwaarden? De naam mag immers niet conflicterend zijn met een al bestaande naam in het handelsregister, wat tot eventuele verwarring kan leiden.
Ad 2. Het aanvragen van een vestigingsvergunning
Een verplichting voor elk bedrijf dat zich wil vestigen op Bonaire. Binnen een periode van 8 weken vanaf de aanvraag van de vergunning bij het OLB dient er een beslissing te komen over het al dan niet verlenen van de vergunning. Wordt deze termijn niet gehaald, dan wordt de vergunning van rechtswege verleend. Oftewel, is er geen beslissing binnen deze periode van 8 weken na indiening van de aanvraag? Dan volgt automatisch de toekenning van de vergunning.
Ad 3. Het aanvragen van een criptnummer
Als derde stap dien je een criptnummer bij de Belastingdienst aan te vragen voor je onderneming. De precieze voorwaarden die daarvoor gelden zijn op te vragen bij de Belastingdienst. De KvK is in gesprek met de Belastingdienst om de mogelijkheden te bekijken om, net als in Nederland, het criptnummer meteen bij inschrijving bij de KvK af te geven. In het kader van een one-stop-shop-idee scheelt je dat als beginnend ondernemer weer kostbare tijd.
Naast deze drie punten kun je natuurlijk ook nog met andere zaken te maken hebben, zoals het aanvragen van financiering bij een bank, het aanvragen van aanvullende vergunningen enz.
Trainingen / Cursussen
Naast de begeleiding en informatie voor startende ondernemers organiseert de KvK ook cursussen en trainingen, speciaal gericht op het ondernemerschap. Zo zijn er in 2014 trainingen geweest over de basiselementen van het ondernemerschap (wet- & regelgeving, het opzetten van je eigen (financiële) administratie, belastingen, duurzaam ondernemen? De KvK heeft in 2014 twee keer een serie van 5 trainingen in zowel het Papiamentu als in het Nederlands gegeven. Dit is de basiscursus en vooral gericht op startende ondernemers. Daarnaast zijn er in 2014 nog veel meer bijeenkomsten georganiseerd door de KvK. Hierbij valt te denken aan cursussen in het kader van belastingwetten, workshops in samenwerking met MVO Nederland over duurzaam ondernemen, een informatiebijeenkomst over nieuw ingevoerde ijkwetgeving (in samenwerking met het RCN) en nog veel meer. In 2015 worden er weer volop trainingen aangeboden die ervoor moeten zorgen dat ondernemers nog beter voorbereid zijn op hun taak. De bedoeling is dat er minstens één keer per maand een cursus gegeven zal worden, afwisselend in Nederlands en Papiamentu. Daarnaast wil de KvK ook de grote groep Spaanstalige en Engelstalige ondernemers bereiken. Een activiteitenka-lender met alle trainingen zal begin 2015 bekendgemaakt worden.
Handelsmissies & andere evenementen
Naast het werk binnen kantoor zijn er jaarlijks ook meerdere momenten waarop de KvK buiten Bonaire gaat kijken, als vertegenwoordiger van het Bonairiaanse bedrijfsleven. Kijken waar en hoe andere (ei)landen in de regio zich hebben ontwikkeld om deze kennis en kunde mee terug te nemen naar Bonaire. Maar ook contacten leggen voor eventuele samenwerkingsverbanden op Bonaire. Je kunt dan denken aan grotere projecten waarvoor in de toekomst misschien nog wel eens expertise van buitenaf nodig kan zijn, zoals (het verbeteren van) de haven, het vliegveld of het wegennet.
Naast de handelsmissies organiseert of neemt de KvK deel aan andere evenementen, zoals de jaarlijkse Emigratiebeurs in Nederland en de Studie- en Beroepenmarkt op Bonaire. Ook hier is de promotie van Bonaire in combinatie met ondernemerschap de hoofdreden van deelname.
Adviseren van de overheid
De KvK geeft gevraagd en ongevraagd adviezen aan het Bestuurscollege van Bonaire ten aanzien van handel en nijverheid. Daarnaast vertegenwoordigt de KvK het groot- en het kleinbedrijf. Anders gezegd: de KvK heeft als primaire taak het vertegenwoordigen en bevorderen van de handel op Bonaire. Deze wettelijke taken vormen een be-langrijk deel van de werkzaamheden van (het bestuur van) de KvK. Maar hoe doe je dit, hoe vertegenwoordig je alle bedrijven van Bonaire? Want sommige belangen tussen bedrijven zijn tegenstrijdig; vertegenwoordig je bedrijf A dan kan dat ten koste gaan van bedrijf B. Kortom, een ingewikkeld vraagstuk als je het op die manier zou opvatten. Wat de KvK daarom doet is de algemene economische belangen van het eiland in de gaten houden; waar heeft Bonaire als geheel iets aan, waar moet de overheid in de ogen van de KvK aan werken of juist niets mee doen. Je komt dan in de grotere projecten en vraagstukken terecht, op het gebied van ontwikkeling (denk aan een nieuwe luchthaven, zeehaven, infrastructuur) maar ook het sneller en minder bureaucratisch laten verlopen van het vergunningenstelsel. Wat de KvK niet is, is een werkgeversorganisatie; de belangen van werkgevers komen wel vaak op de agenda voor, maar werkne-mers zorgen evengoed voor stimulering van de economie. Het zijn de bedrijven in totaliteit die we vertegenwoordigen volgens de wet, dus inclusief de werknemers. De KvK zorgt ervoor dat zij aan tafel komt te zitten bij beleidsbepalers, bij ministers en bij ambtenaren om de wens tot economische stimulering uit te dragen. Daarvoor gebruikt zij de input die zij krijgt vanuit de gemeenschap, veelal van overkoepelende organen die op Bonaire zijn gevestigd. Zo krijgt de (landelijke) overheid elke keer te maken met een geluid uit de private sector, die scherp en kritisch let op overheidshandelen dat effect heeft op economische ontwikkeling.
Verkiezingen bestuur
Door de vele verantwoordelijkheden en de positie van de KvK binnen de gemeenschap rust er een zware taak op de schouders van de bestuursleden van de KvK. Zij moeten aan een aantal voorwaarden voldoen om deze taak te kunnen vervullen. De KvK is een onafhankelijke organisatie die niets te maken heeft met politiek en dus moeten de bestuurders bovenal een a-politieke houding aannemen en als zodanig handelen. De KvK kan en mag niet geassocieerd worden met de politiek van dat moment. Daarnaast moeten de bestuursleden zich uiteraard inzetten voor het algemeen economische belang van Bonaire. Een ieder van de bestuurders wordt door verkiezingen gekozen. Elk jaar vinden er verkiezingen plaats en treedt tenminste eenderde van de leden af. Zij mogen zich eventueel weer opnieuw verkiesbaar stellen. Niet iedereen kan zichzelf verkiesbaar stellen of stemmen tijdens de verkiezingen voor een nieuw bestuur(slid) van de KvK.
De regels hiervoor zijn ook weer vastgelegd in meerdere wetten. Op deze manier kan je als ondernemer (indirect) invloed uitoefenen op de koers van de KvK.
Tot slot
Mocht u naar aanleiding van dit artikel vragen of opmerkingen hebben dan nodigen wij u graag uit bij de KvK aan de Kaya Grandi 67.
Tekst: Dick ter Burg