Bonaire) aanpak van administratie en controlemechanismen

De maatschappij is in beweging en daarmee vanzelfsprekend ook uw onderneming. Mogelijk brengen veranderingen in de maatschappij u tot het starten van een (nieuw) bedrijf of tot het wijzigen van een reeds bestaande firma.

Hoe dan ook, indien u een onderneming begint, heeft u een deugdelijke administratie nodig. Gaat het om een reeds bestaande zaak, dan zal de administratie in de loop der tijd mogelijk moeten worden geconcretiseerd en aangepast. De fiscaliteit is daarbij steeds een belangrijk onderdeel. Naast de veranderingen in de maatschappij en/of in uw onderneming, krijgt u ook te maken met wijzigingen in beleid, aanpak, controles en standpunten van bijvoorbeeld de Belastingdienst Caribisch Nederland (hierna: BCN). Dit artikel belicht enkele aspecten bij het opstarten dan wel verder aanpakken van uw administratie en een aantal controlemechanismen van BCN in dit kader. 

De administratie van uw onderneming
Zodra u met uw onderneming start, moet u voldoen aan een aantal wettelijke verplichtingen, waaronder de administratie- en bewaarplicht.
Door de wijze waarop u uw administratie voert en de manier en duur van bewaren, krijgt een belastinginspecteur een bepaalde mate van inzicht in de belastingheffing van uw onderneming. 

U bent dan ook verplicht om uw administratie zodanig in te richten dat BCN op een eenvoudige manier kan controleren of u aan uw rechten en verplichtingen voldoet. De wet vermeldt echter niet wat onder ‘de administratie’ wordt verstaan. De inrichting van uw administratie hangt samen met wat u doet en met de grootte van uw onderneming. Zo kan onder administratie onder andere de inkoop- en verkoopfacturen en het kasboek worden verstaan. Al deze informatie moet u ten minste zeven jaar bewaren. Voor de loonbelastingverklaring geldt een bewaarplicht van ten minste tien jaar. Als uw administratie niet op orde is, kan dit gevolgen hebben bij de latere aanpak door BCN. 

Controlemechanismen BCN
BCN kan een controle uitvoeren. Dit vindt steekproefsgewijs en om de zoveel tijd plaats. Gemiddeld gaat het om een periode van zo’n vijf jaar. Een controle bij ondernemers kan uit meerdere soorten onderzoeken bestaan. Zo kan BCN een controle bij u uitvoeren door het verrichten van een boekenonderzoek, een bedrijfsbezoek, een waarneming ter plaatse of een derden onderzoek. Deze vier verschillende controlemogelijkheden zullen hierna afzonderlijk worden toegelicht.

Boekenonderzoek
Bij een boekenonderzoek gaat BCN bij uw onderneming langs om uw administratie te controleren en na te gaan of de aangiften van (bepaalde) belastingen juist zijn ingediend en/of aan bepaalde verplichtingen is voldaan, zoals de wettelijk geregelde fiscale administratie- en bewaarplicht. U ontvangt een bericht van BCN dat de inspecteur een afspraak wil maken voor het uitvoeren van de controle. 

Tijdens een boekenonderzoek zullen de medewerkers van BCN afhankelijk van het soort onderneming onder andere kijken naar of bepaalde kosten in aftrek kunnen worden genomen in de inkomstenbelasting, of de administratie goed wordt bijgehouden en bewaard, of de aangiften juist zijn ingediend. Mogelijk kan de controle ook gericht zijn op informatie van een derde, zoals uw leverancier of afnemer. 

Bedrijfsbezoek
Bij een bedrijfsbezoek komen medewerkers van de BCN bij u langs om inzicht te verkrijgen in uw bedrijf en uw (dagelijkse) bedrijfsvoering. Afhankelijk van het soort onderneming kan onder andere worden gedacht aan de manier van verkoop of hoe na verkoop facturen en/of bonnetjes worden afgehandeld. Alvorens ze bij u langs gaan, zullen de medewerkers van BCN een afspraak met u maken voor het uitvoeren van het bedrijfsbezoek. 

Waarneming ter plaatse
In geval van een waarneming ter plaatse komen de medewerkers van de BCN langs zonder dat dit vooraf bij u bekend hoeft te zijn. Normaal gesproken wordt echter ook een waarneming ter plaatse vooraf aangekondigd. Tijdens de waarneming nemen de medewerkers van BCN uw onderneming waar en nemen ze de bevindingen op om later te kunnen controleren of bijvoorbeeld al het personeel op de loonlijst is vermeld en/of een door hen gedane aankoop in uw administratie is opgenomen. 

Derdenbezoek
Is er sprake van een derdenbezoek, dan zullen de medewerkers van BCN niet uw belastingverplichtingen controleren, maar die van een derde partij die is betrokken bij uw onderneming. Hierbij kan worden gedacht aan uw leverancier of afnemer. Uiteraard kunnen een leverancier en/of afnemer van u met dezelfde acties geconfronteerd worden waarvan u dan feitelijk het onderwerp bent. In alle genoemde gevallen ontvangt de ondernemer na afloop een verslag of zal hij hierom moeten vragen. Een ondernemer kan bovengenoemde controles in beginsel niet vermijden. Als ondernemer kunt u echter wel invloed uitoefenen op de manier waarop de controle wordt uitgevoerd en afgehandeld, indien u op de hoogte bent van de wettelijke bepalingen waarin uw rechten en plichten zijn opgenomen. Zo heeft u naast de wettelijke verplichtingen, ook bepaalde rechten, zoals de rechten bij het voornemen van de BCN tot het opleggen van een (vergrijp)boete. Het is echter, zoals in het begin van dit artikel is vermeld, van groot belang dat uw administratie goed is ingericht, Daarnaast is het belangrijk dat u de rapporten en verslagen van BCN naar aanleiding van de controles bestudeert en hierop reageert als u het niet eens bent met de bevindingen of conclusies die daarin zijn opgenomen. 

Conclusie
Het is van groot belang dat u uw administratie goed op orde heeft en tevens aan de bewaartermijnen voldoet. U zorgt er dan voor dat u voldoet aan bepaalde fiscale wettelijke verplichtingen. Indien BCN een controle bij u uitvoert, die uit een boekenonderzoek, bedrijfsbezoek, waarneming ter plaatse of derdenbezoek kan bestaan, probeert BCN met behulp van uw administratie vooral inzicht te verkrijgen in uw bedrijf.
Bij het uitvoeren van een controle door BCN moet u niet uit het oog verliezen dat u naast verplichtingen ook bepaalde rechten heeft. Het is daarom belangrijk u goed te laten voorlichten. 

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *