Met deze slimme zakelijke apps bespaar je tijd en geld

Van automatisch je gewerkte uren bijhouden met een druk op de knop tot het optuigen van een online helpdesk. Wie slim automatiseert bespaart tijd. En dat automatiseren hoeft niet moeilijk te zijn. Met deze 8 slimme zakelijke apps kun je meteen aan de slag.

Wat steek je hiervan op?

  • Door te automatiseren maak je ondernemen makkelijker
  • Win kostbare tijd door niet langer bezig te zijn met randzaken

1. Houd je gewerkte uren bij met een druk op de knop
Wat is het? Een handige applet (een klein programma dat onderdeel is van een groter programma) van de internetdienst IFTTT. De applet plaatst een knop op het homescherm van je smartphone, die je gewerkte uren voor je bijhoudt in een spreadsheet in Google Drive.
Hoe werkt het? Download de IFTTT-app op je smartphone en zoek naar de applet ‘Press a button to track work hours in Google Drive’. Klik op de knop ‘Turn on’ en geef toestemming de benodigde diensten te gebruiken. Voeg daarna via de instellingen van je telefoon IFTTT toe aan je homescreen. Druk aan het begin en einde van een klus op de knop die daar verschijnt.
Hoe moeilijk is het? Enig technisch inzicht is gewenst, vooral als je niet weet waar de instellingen van je homescreen zich bevinden.
Voordelen? Door je urenregistratie te automatiseren bespaar je tijd aan administratie. Het maakt ook het opstellen van facturen makkelijker, omdat je precies kunt zien hoeveel tijd je aan je klant hebt gespendeerd.
Voor wie? Ondernemers die veel verschillende klussen op een dag moeten klaren en een hekel hebben aan het handmatig bijhouden van hun urenadministratie.
Kosten? Gratis.

2. Verlies nooit meer een bonnetje voor je belastingaangifte
Wat is het? Shoeboxed Receipt Tracker. Een app (iOS en Android) die bonnetjes en visitekaartjes scant en opslaat in de cloud. Shoeboxed houdt ook zakelijke kilometers bij en verwerkt bonnetjes die binnenkomen bij Gmail.
Hoe werkt het? Download de app in de App Store of op Google Play. Open de app, fotografeer je bonnetje, vul in waar het bonnetje voor is en sla hem op. De app extraheert de belangrijkste informatie en het team van Shoeboxed controleert binnen 24 uur of dat goed is gegaan.
Hoe moeilijk is het? Een kind kan de was doen.
Voordelen? De naam verwijst naar de spreekwoordelijke schoenendoos vol bonnetjes die iedere ondernemer heeft. En het is juist deze schoenendoos die je dankzij deze app niet meer nodig hebt. Je administratie wordt overzichtelijker en je raakt nooit meer een bonnetje kwijt.
Voor wie? Zelfstandigen en bedrijven die enkele tientallen tot ruim honderd bonnetjes per maand moeten verwerken, en daar zo min mogelijk tijd aan willen besteden.
Kosten? De gratis proefversie laat je vijf bonnetjes per maand verwerken. Voor meer scans zijn er betaalde Premium-pakketten van 5 dollar (25 scans), 10 dollar (50 scans) en 20 dollar (115 scans).

3. Transcribeer interviews of vergaderingen in een paar minuten
Wat is het? AmberScript. Een dienst die gesproken audio omzet in geschreven tekst.
Hoe werkt het? Upload een audiobestand met gesproken tekst, bijvoorbeeld een opname van een gesproken notitie of werkbespreking. Wacht een paar minuten (afhankelijk van de duur van je audiobestand) en klik je bestand aan om je transcriptie te krijgen. Hoe duidelijker je audio, hoe beter het resultaat.
Hoe moeilijk is het? Een kind kan de was doen.
Voor wie? Iedereen die regelmatig gesproken audio om wil zetten in tekst. Denk aan journalisten, secretaresses, wetenschappers, onderzoekers, advocaten of bedrijven die sollicitatiegesprekken aan het voeren zijn.
Kosten? Vanaf 10 euro per uur audio in het geval van een abonnement. Zonder abonnement kost een uur audio transcriberen 13 euro.

4. Laat klanten weten hoe lang het duurt voordat je bij je afspraak arriveert
Wat is het? Glympse. Een app (iOS, Android, Windows Phone) waarmee je je afspraak realtime laat weten waar je uithangt en hoe lang het nog duurt voordat je arriveert.
Hoe werkt het? Na het installeren en openen van de app klik je op het Glympse-logo. Voeg een ontvanger toe, selecteert je bestemming, je transportmiddel en hoe lang je je locatie wilt delen en klikt op ‘Verstuur’. De ontvanger kan precies zien waar je op dat moment bent en hoe lang het duurt voordat je aankomt.
Hoe moeilijk is het? Een kind kan de was doen.
Voordelen? Met Glympse laat je klanten (of andere afspraken) zien dat je je realiseert dat hun tijd waardevol is.
Voor wie? Iedereen die zelf regelmatig onderweg is of wiens personeelsleden veel op pad zijn, zoals bijvoorbeeld monteurs, bezorgers of technici.
Kosten? Gratis.

5. Automatiseer je online helpdesk met een chatbot
Wat is het? Flow.ai. Een Nederlandse web-app die je met relatief simpele menu’s chatbots laat maken. Deze chatbots kun je bijvoorbeeld op je website inzetten als eerstelijns helpdesk.
Hoe werkt het? Stel een lijst met vragen op die klanten zouden kunnen stellen. Plak bijbehorende antwoorden onder de vraag en ga zo door totdat je denkt alle vragen beantwoord te hebben. Publiceer de chatbot vervolgens op je website. Tip: vraag bezoekers in een begeleidende tekst om onbeantwoorde vragen toe te sturen. Zo kun je je chatbot blijven verbeteren.
Hoe moeilijk is het? Hier moet je wel even goed voor gaan zitten. Of iemand inschakelen met een gevoel voor technische zaken.
Voordelen? Bespaar op je helpdesk-afdeling, zonder klanten het gevoel te geven dat ze met een kluitje in het riet worden gestuurd. Laat je ook inspireren door de voorbeelden in de app zelf.
Voor wie? Middelgrote bedrijven met een online aanwezigheid, die zich op dienstverlening richten en klanten vooruit willen helpen met hun vragen.
Kosten? Gratis.

6. Bestuur je werkcomputer op afstand
Wat is het? Chrome Remote Desktop. Deze plugin laat je vanuit huis je computer op je werk bedienen. Zo kun je bestanden bij die lokaal op je werkcomputer zijn opgeslagen.
Hoe werkt het? Installeer de plugin op je werkcomputer en volg het menu om je verbinding in te stellen. Schakel externe verbindingen in en geef een pincode op. Zorg ervoor dat je werkcomputer aan staat (of vraag een collega deze aan te zetten en in te loggen), installeer de plugin ook op je thuiscomputer, open hem en selecteer je werkcomputer. Voer je gekozen pincode in en je hebt toegang tot je computer en bestanden.
Hoe moeilijk is het? Enig technisch inzicht vereist voor het instellen. Daarna kan een kind de was doen.
Voordelen? Geen gedoe meer met bestanden naar jezelf mailen en frustratie als je dat vergeten bent. Een alternatief is je bestanden opslaan bij een clouddienst, zoals Google Drive, Dropbox of Stack.
Voor wie? Iedereen die regelmatig onderweg is met zijn laptop of zo nu en dan vanuit huis een bestand nodig heeft dat op zijn werkcomputer is opgeslagen.
Kosten? Gratis.
Meer info: Chrome Remote Desktop

7. Archiveer websites en hun inhoud
Wat is het? WorldBrain. Een plugin voor Chrome, Firefox en Safari die alle websites die je de laatste 90 dagen bezocht voor je bijhoudt en doorzoekbaar maakt. Handig als je je herinnert dat je ergens iets gelezen hebt, maar niet meer weet waar.
Hoe werkt het? Surf naar WorldBrain.io [https://worldbrain.io] en installeer de plugin. Klik daarna in de taakbalk van je browser op het brein-icoontje, vervolgens op het tandwiel en selecteer ‘Import History & Bookmarks’. Selecteer alle onderdelen en klik op ‘Start Import’. Je zoekgeschiedenis, tot drie maanden terug, wordt in kaart gebracht. Sites die je na installatie bezoekt worden automatisch opgeslagen. Klik op het brein-icoon en voer je zoekopdracht in.
Hoe moeilijk is het? Een kind kan de was doen.
Voordelen? WordBrain bespaart je een hoop tijd die anders verloren gaat aan het ‘waar-heb-ik-dat-ook-alweer-gelezen-syndroom’.
Voor wie? Onderzoekers, analisten, journalisten, copywriters en alle andere ondernemers die vaak online speuren naar informatie.
Kosten? Gratis.

8. Ontvang een notificatie als een handige app tijdelijk gratis is
Wat is het? Een IFTTT-applet die automatisch een bericht naar je telefoon stuurt als een handige app in een bepaalde categorie (zoals finance, navigatie, productiviteit of business) tijdelijk gratis te downloaden is.
Hoe werkt het? Download de IFTTT-app en zoek in de app naar ‘Get notified when a top app becomes free in the Apple App Store’ (iOS) of ‘Get a notification when a top Google Play app becomes free’ (Android). Klik op de knop ‘Turn on’ en kies de categorie die IFTTT voor je in de gaten moet houden.
Hoe moeilijk is het? Enig technisch inzicht vereist.
Voordelen? Gratis pareltjes ontvangen uit de App Store of Google Play, zonder dagelijks zelf te hoeven zoeken naar aanbiedingen. Dat bespaart tijd (en uiteindelijk ook geld).
Voor wie? Iedereen die graag op de hoogte gehouden wil worden van goede deals in de App Store en die nieuwe software wil uitproberen.
Kosten? Gratis.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *